Cartões pré-pagos corporativos: Controlo total de despesas e orçamentos da empresa

Sabia que 79% das empresas europeias já recorrem a soluções de cartões pré pagos corporativos para simplificar a gestão orçamental em 2025? Segundo o estudo “Digital Payments in Europe – 2025 Outlook” da McKinsey & Company, o uso destes instrumentos tornou-se chave na racionalização dos custos e controlo do risco financeiro das organizações.

As dificuldades em monitorizar despesas, assegurar conformidade e limitar custos inesperados continuam entre as maiores preocupações dos directores financeiros.

Este guia prático, dirigido a gestores empresariais, mostra como os cartões pré pagos corporativos podem ser uma alavanca de modernização da política financeira, trazendo eficácia, simplicidade e maior controle orçamental.

Importância dos cartões pré pagos corporativos na gestão de despesas

Vantagens em termos de controle financeiro

A principal mais-valia dos cartões pré pagos corporativos reside no aprimoramento do controle financeiro. Estes cartões permitem às empresas definir um plafond pré-determinado, facilitando a previsão de despesas e evitando gastos acima do aprovado. Segundo a Deloitte, 68% das empresas portuguesas referem que, ao adotarem cartões pré pagos, reduziram as ocorrências de despesas não autorizadas e desvios orçamentais em cerca de 22%. Esta previsibilidade reforça o cumprimento dos limites estabelecidos em cada departamento.

Adicionalmente, em caso de perda ou roubo, o impacto é limitado ao saldo disponível, reduzindo significativamente o risco associado ao mau uso dos fundos da empresa. A específica configuração dos cartões contribui ainda para uma alocação mais transparente dos orçamentos sectoriais.

Benefícios para o gerenciamento de despesas operacionais

As despesas operacionais – como viagens, refeições e combustível – tendem a originar riscos de desorganização administrativa. Ao centralizar as operações num sistema digital, os cartões pré pagos simplificam a agregação desses movimentos. Empresas que integram cartões de combustível para empresas, por exemplo, conseguem reportar e reconciliar de forma automática o consumo de combustível, reduzindo tempos de processamento administrativo em 35%, segundo a Associação Portuguesa das Empresas de Combustíveis (APEC) – Estudo operacional 2025.

Além disso, a digitalização permite uma monitorização em tempo real, facilitando a identificação de irregularidades e otimizando a tomada de decisão por parte dos gestores. Esta simplicidade operacional tem sido referida como um dos fatores críticos de sucesso na política financeira das PME em Portugal.

Como otimizar a utilização de cartões pré pagos corporativos

Implementação de políticas de uso

Para tirar máximo partido dos cartões pré pagos corporativos, importa delinear políticas internas de uso rigorosas e bem comunicadas. Conforme estipulado pelo artigo 21.º da Lei n.º 98/2009 (actualizada a 1 de janeiro de 2025, site dre.pt), as empresas devem evitar discricionariedade na aprovação dos meios de pagamento, privilegiando mecanismos de controlo com registo e autorização prévia.

• Definir limites de valor por utilizador, equipa ou departamento;
• Estabelecer categorias de despesas autorizadas (ex.: hotelaria, combustível, refeições);
• Determinar processos de reporte obrigatório com anexação de comprovativos digitais;
• Configurar alertas automáticos para gastos perto do limite ou operações não conformes.

Uma política de uso sólida não só reforça o alinhamento de comportamentos, como melhora o compliance interno perante a Autoridade Tributária e Aduaneira.

Ferramentas tecnológicas de suporte

A tecnologia é um pilar essencial para potenciar a eficiência dos cartões pré pagos. Em 2025, quase todas as soluções líderes – como Edenred, Pluxee (ex Sodexo) ou Eurocard – integram plataformas digitais acessíveis por web ou app.

Estes sistemas permitem:

• Monitorizar, em tempo real, todas as transacções realizadas;
• Emitir relatórios financeiros automáticos e configuráveis (exportação para ERP ou folha Excel);
• Analisar tendências de despesa, identificar outliers e agir preventivamente;
• Proceder à recarga instantânea dos cartões sem intervenção processual manual.

Segundo um estudo Accenture (“SME Digitalisation in Europe”, janeiro 2025), empresas que adoptaram plataformas automatizadas com cartões multi-vantagens reduziram em média 25% o tempo dedicado à reconciliação contabilística mensal e aumentaram a fiabilidade dos seus processos de auditoria interna.

Exemplos de sucesso no uso de cartões

Entre os sectores mais avançados na adoção destas soluções encontram-se a consultoria, logística e mercados de recursos humanos. Por exemplo, empresas como PwC Portugal e Randstad escolheram implementar cartões pré pagos corporativos para as suas equipas de gestão operacional, reportando melhorias de 30% na eficiência do processo de aprovação de despesas.

Adicionalmente, grandes frotas logísticas referem ganhos diretos com cartões combustível para empresas da BP ou Galp Frota, permitindo acompanhamento rigoroso dos gastos por viatura e deteção célere de consumos anómalos. Esta abordagem agiliza as operações e contribui para a redução de desperdícios, especialmente em contextos de margens reduzidas.

Comparação e análise de soluções atuais no mercado

Diferentes tipos de cartões pré pagos corporativos

O portefólio de cartões pré pagos vai além dos tradicionais cartões de crédito empresariais. Podemos agrupar as ofertas em dois grandes segmentos:

• Cartões de despesa geral: Permitem gerir vários tipos de despesas operacionais. Marcas como Edenred Corporate, Eurocard e Sodexo são referências no segmento geral, disponíveis tanto em formato físico como virtual.
• Cartão combustível para empresas: Específicos para aquisição de combustíveis e serviços associados. BP Plus, Galp Frota ou Shell Card são exemplos de soluções dirigidas a frotas empresariais, com vantagens em descontos e relatórios detalhados por viatura.

Existem ainda soluções multi-vantagens, que para além das despesas gerais, integram benefícios sociais, títulos de refeição, mobilidade e atividades culturais, facilitando a atractividade e retenção de talento nas empresas tecnológicas e financeiras.

Comparação de custos e funcionalidades

Num contexto de decisão empresarial, comparar custos e funcionalidades é determinante. Em março de 2025, segundo levantamento independente do Diário Económico, as principais ofertas em Portugal apresentam as seguintes condições:

Note que estas condições estão sujeitas a alterações periódicas e variam em função do volume contratado. Recomenda-se comparar sempre a relação custo-benefício e avaliar o grau de cobertura das funcionalidades em função da dimensão da empresa e dos seus objetivos de gestão.

Estratégias de integração de cartões pré pagos nas políticas financeiras empresariais

Alinhamento com objetivos financeiros da empresa

A integração de cartões pré pagos corporativos pode ser uma peça estratégica na maximização do retorno sobre o investimento (ROI) financeiro.

De acordo com o artigo 40.º do Código do IRC (Lei n.º 2/2014, actualização 2025, fonte oficial: portaldasfinancas.gov.pt), despesas registadas de forma digital e devidamente justificadas podem ser deduzidas fiscalmente, aumentando o potencial de optimização dos resultados.

As empresas devem alinhar o uso dos cartões com metas como:

• Redução de custos administrativos;
• Eliminação de fluxos de caixa informais e adiantamentos em numerário;
• Valorização da transparência e rastreabilidade na prestação de contas;
• Aceleração dos processos de reembolso e otimização de cash-flow.

Uma análise da PwC Portugal (2025) indica que, após a adoção deste tipo de cartões corporativos, as empresas registaram uma poupança média de 18% ao nível dos processos de despesas, sobretudo pela eliminação de erros e fraudes.

Formação e envolvimento das equipas

A eficácia dos cartões pré pagos corporativos depende diretamente do envolvimento e formação dos utilizadores. Formações regulares sobre regras de utilização, compliance fiscal e boas práticas reduzem riscos e aumentam a motivação das equipas.

Segundo a HR Portugal, empresas que promoveram ações específicas de formação notaram um aumento de 27% no grau de cumprimento das políticas internas de despesas. Recomenda-se:

• Investir em sessões de esclarecimento sobre limites, categorias, reporte e segurança;
• Elaborar guias práticos de uso e responder a dúvidas recorrentes;
• Motivar através de métricas transparentes e feedback regular;
• Envolver gestores intermédios no processo de autorização e monitorização.

Síntese e recomendações práticas

Os cartões pré pagos corporativos constituem hoje uma solução robusta para empresas que pretendem gerir orçamentos de forma eficiente e limitar gastos imprevistos. Permitem simplificar processos, reforçar o controlo financeiro e alinhar-se com as exigências legais e fiscais vigentes em Portugal em 2025. A escolha do cartão mais adequado deve contemplar critérios como custos, funcionalidades, integração tecnológica, reputação do fornecedor e necessidades específicas do sector.

• Compare detalhadamente as ofertas de cartões de despesa geral, multi-vantagens e cartão combustível para empresas;
• Implemente políticas internas rigorosas e monitorize os resultados com ferramentas digitais avançadas;
• Invista na formação das equipas e procure continuamente otimizar os processos internos.

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