Cartões de combustível: eficácia no controlo dos custos

O que deve reter

• Os cartões de combustível para empresas são ferramentas de gestão de custos empresariais que permitem controlar, monitorizar e otimizar os gastos com abastecimento.
• Existem diferentes tipos de cartões: universais, exclusivos de marca, para combustíveis fósseis ou elétricos, pré-pagos e pós-pagos.
• As funcionalidades incluem monitorização de combustível em tempo real, definição de limites por condutor e relatórios financeiros detalhados.
• Critérios como rede de aceitação, custos mensais, descontos em combustível e integração com sistemas de gestão devem ser avaliados.
• O processo de adesão envolve inscrição, envio de documentação e análise de crédito, com prazos variáveis por fornecedor.
• As PME beneficiam de maior controlo orçamental, redução de fraudes e simplificação da contabilidade com cartões de combustível empresariais.

Cartões de combustível para empresas: controlo financeiro e eficiência operacional

Os cartões de combustível para empresas são instrumentos de gestão de custos empresariais que permitem centralizar os pagamentos de abastecimento e obter visibilidade total sobre os consumos da frota.

Para além de funcionarem como meio de pagamento, oferecem funcionalidades como monitorização de combustível em tempo real, definição de limites por condutor ou viatura e acesso a relatórios financeiros detalhados.

Estas funcionalidades são particularmente relevantes para empresas com frotas empresariais que procuram uma gestão eficiente de frotas e redução de custos operacionais.

De acordo com o Business Research Insights (2025), o mercado global de cartões de combustível B2B deverá atingir 109,17 mil milhões de dólares até 2033, com uma taxa de crescimento anual de 4,62%. Este crescimento reflete a procura crescente por soluções que promovam a gestão eficiente de frotas e a otimização de despesas com combustível.

Funcionalidades principais dos cartões de combustível

Os cartões de combustível para empresas disponibilizam um conjunto de funcionalidades que vão além do pagamento. Entre as mais relevantes para a gestão de custos empresariais destacam-se:

• Definição de tetos de consumo por condutor ou viatura, com alertas automáticos.
• Monitorização de combustível em tempo real, com dados acessíveis via plataforma digital.
• Relatórios financeiros detalhados, com segmentação por centro de custo, projeto ou cliente.
• Integração com sistemas de gestão de frotas e software de contabilidade (ERP).
• Descontos em combustível negociados com fornecedores parceiros.

Estas funcionalidades permitem às empresas reduzir o risco de fraudes, melhorar a previsibilidade orçamental e simplificar os processos de reconciliação contabilística.

Tipos de cartões de combustível disponíveis

A escolha do tipo de cartão de combustível deve ser feita com base no perfil da frota, nas rotas percorridas e nos objetivos de controlo financeiro.

Abaixo apresenta-se uma comparação entre os principais tipos disponíveis no mercado:

Empresas com necessidades específicas, como frotas elétricas ou operações em zonas remotas, devem considerar cartões adaptados ao seu contexto operacional.

Critérios para escolher o cartão de combustível ideal

Selecionar o cartão de combustível mais adequado exige uma análise criteriosa de vários fatores. Uma escolha informada contribui para uma gestão eficiente de frotas e para a redução de custos operacionais.

Os principais critérios incluem:

• Rede de aceitação

É fundamental verificar se o cartão é aceite nas zonas onde a frota opera regularmente. Cartões com cobertura nacional ou internacional são preferíveis para empresas com operações dispersas.

• Custos associados

Os cartões podem incluir taxas mensais de gestão (entre 2€ e 10€ por cartão), comissões por transação e custos de emissão. É essencial analisar o contrato para identificar encargos adicionais e calcular o retorno financeiro.

• Funcionalidades adicionais

Cartões com relatórios financeiros detalhados, alertas de consumo e integração com ERP oferecem maior valor acrescentado. A capacidade de segmentar despesas por viatura ou condutor é uma mais-valia para a gestão de custos empresariais.

• Descontos e parcerias

Alguns fornecedores oferecem descontos em combustível através de parcerias com redes de postos. Estes descontos podem compensar os custos de utilização do cartão.

• Suporte técnico e atendimento

O acesso a apoio técnico eficiente é essencial para resolver rapidamente eventuais problemas com os cartões ou a plataforma de gestão.

Como solicitar um cartão de combustível empresarial

O processo de adesão a um cartão de combustível é simples, mas pode variar consoante o fornecedor. Empresas de qualquer dimensão, desde microempresas até grandes transportadoras, podem beneficiar desta solução.

Etapas do processo de adesão

O processo típico inclui:

• Preenchimento de formulário online ou contacto direto com o fornecedor.
• Envio de documentação: NIF da empresa, certidão permanente, identificação do responsável legal.
• Análise de crédito e validação da capacidade financeira.
• Aprovação e emissão dos cartões personalizados por viatura ou condutor.
• Entrega física dos cartões e ativação através de plataforma digital.

Alguns fornecedores permitem configurar limites e permissões antes da primeira utilização, o que facilita a gestão desde o início.

Vantagens para pequenas e médias empresas

As  enfrentam desafios específicos na gestão de custos operacionais. Os cartões de combustível para empresas oferecem soluções práticas para controlar despesas, evitar fraudes e melhorar a previsibilidade orçamental.

Segundo o Banco de Portugal (2025), a rentabilidade média das empresas portuguesas manteve-se estável em 9,3% no primeiro trimestre. Neste contexto, ferramentas que permitam reduzir custos fixos, como os cartões de combustível, ganham relevância.

Entre os benefícios para PME destacam-se:

• Redução de despesas com abastecimentos não autorizados.
• Facilidade na reconciliação de despesas e auditorias fiscais.
• Segmentação de gastos por projeto ou cliente.
• Maior controlo sobre motoristas e rotas utilizadas.

Estudos de caso, como o da Transportadora Nacional Martins & Fonseca (2024), demonstram reduções de até 15% nos custos com combustível após a adoção de cartões empresariais.

Alternativas aos cartões de combustível

Embora os cartões de combustível sejam amplamente utilizados, existem alternativas que podem ser adequadas a empresas com frotas reduzidas ou necessidades específicas:

• Aplicações de gestão de despesas: Apps como Expensify ou Rydoo permitem registar e categorizar gastos com combustível manualmente.
• Linhas de crédito empresariais: Algumas instituições financeiras oferecem crédito rotativo para despesas operacionais, incluindo combustível.
• Subsídios internos: Empresas com poucos veículos podem optar por reembolsos mensais com base em comprovativos de abastecimento.

Estas soluções oferecem flexibilidade, mas não garantem o mesmo nível de automatização e controlo que os cartões de combustível para empresas.

Impacto fiscal e obrigações legais

O uso de cartões de combustível tem implicações fiscais relevantes. Em Portugal, as empresas devem conservar os documentos de despesa com combustível por 10 anos, conforme o Decreto-Lei n.º 394-B/84. Além disso, o regime do gasóleo profissional estabelece um limite anual de 40.000 litros por viatura desde 1 de janeiro de 2025.

Estes limites devem ser considerados na escolha do cartão, especialmente por empresas de transporte com elevado consumo de combustível.

FAQ

• Quais são os melhores tipos de cartões de combustível para pequenas empresas?

  Cartões universais e pré-pagos são geralmente mais vantajosos para pequenas empresas. Os primeiros oferecem flexibilidade geográfica, enquanto os segundos permitem um controlo rigoroso do orçamento. A escolha deve considerar também a integração com ferramentas de contabilidade e a disponibilidade de relatórios financeiros detalhados.

• Como os cartões de combustível melhoram a eficiência das empresas?

  Ao centralizar os gastos com abastecimento e permitir a monitorização de combustível em tempo real, os cartões de combustível para empresas facilitam a gestão eficiente de frotas. A definição de limites por condutor e os relatórios financeiros detalhados contribuem para decisões estratégicas mais informadas.

• Qual é o intervalo de preços dos cartões de combustível?

  Os custos variam conforme o fornecedor e o tipo de cartão. Em média, incluem uma taxa mensal de gestão entre 2€ e 10€, comissões por transação e, por vezes, custos de emissão. Muitos fornecedores oferecem descontos em combustível que compensam estes encargos.

• Posso solicitar cartões para diferentes condutores na minha frota?

  Sim. A maioria dos fornecedores permite emitir cartões personalizados por condutor ou viatura, com limites e permissões configuráveis individualmente.

• Que erros evitar ao escolher um cartão de combustível?

  Evite escolher com base apenas nos descontos. Avalie a rede de aceitação, os custos adicionais, as funcionalidades da plataforma de gestão e o suporte técnico. A ausência de segmentação por condutor ou viatura pode dificultar o controlo de despesas.

Configurar uma solução de gestão de combustível adaptada à sua empresa

Os cartões de combustível para empresas são uma ferramenta eficaz para melhorar a gestão de custos, reduzir fraudes e otimizar a operação de frotas empresariais.

Avaliar cuidadosamente as opções disponíveis e configurar uma solução personalizada pode ter um impacto direto na rentabilidade e eficiência do negócio.