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Cartões de combustível

Os cartões combustível tem vindo a ter um sucesso crescente junto das empresas. Num mercado cada vez mais atrativo, o número de atores que propõem cartões combustível empresariais nunca foi tão importante - e não parou de crescer. Ademais, para se distinguir, esses atores propõem ofertas cada vez mais ricas e completas em termos de serviços. Nesse mercado em plena mutação, a consequência reside no facto que as empresas nunca tiveram ao alcance cartões combustível com tantos benefícios mas em contrapartida, têm imensa dificuldade na hora da escolha das ofertas dos diferentes emissores.

O que é um cartão combustível em 2021? Como funcionam esses cartões? Quais são os diferentes fornecedores de cartões combustível e como escolher um deles? Como decifrar os preços dos cartões combustível?

O nosso guia analisa todas essas questões essenciais para escolher adequadamente um produto cada vez mais estratégico para todas as empresas.

Os cartões combustível: do princípio ao funcionamento

Os cartões combustível são meios de pagamento especificamente destinados a certas despesas associadas às deslocações profissionais - o combustível... mas muito mais, ainda. A utilização desses cartões no dia a dia é tão simples quanto possível, visto que a própria razão de ser desses cartões é de aliviar os procedimentos associados a essas deslocações, tanto para a empresa mas também para o colaborador itinerante.

Cartão combustível: o que é?

Os cartões combustível são um meio de pagamento pré-pago ou pós-pago, que permite pagar algumas despesas associadas às deslocações profissionais de diferentes colaboradores autorizados de uma empresa.

É abrangido qualquer tipo de veículo: ligeiro, utilitário/comercial ou pesado.

Esses cartões estão em nome da empresa e, em geral, são, de preferência, associados a um veículo em vez de um condutor. De entre todas as marcas que aceitam esse cartão, o cartão combustível permite pagar vários produtos e prestações como o combustível, mas também a lavagem e alguns consumíveis necessários à pequena manutenção do veículo.

Alguns outros serviços associados às deslocações profissionais podem ser pagos com esses cartões, tal como o estacionamento ou as portagens.

O cartão combustível tem como objetivo de simplificar a gestão contabilística da empresa. De facto, liberta os colaboradores itinerantes de uma obrigação de adiantar despesas profissionais associadas às deslocações e fornece ao gestor de frota uma fatura única para o conjunto das transações efetuadas com o cartão.

Funcionamento dos cartões combustível no dia a dia

No dia a dia, o funcionamento do cartão da perspetiva do utilizador é, por conseguinte, para ser o mais simples possível.

Em cada transação, esse utilizador utiliza o cartão combustível para pagar o seu combustível e/ou os vários produtos e serviços autorizados. Para o estacionamento em parque ou as portagens nas autoestradas, o cartão é, geralmente, portador de um dispositivo de teleportagem e o utilizador nem precisa utilizar um autómato. No que diz respeito ao combustível, alguns cartões só funcionam nos autómatos, outros só funcionam ao balcão e outros, ainda, funcionam tanto ao balcão como nos distribuidores automáticos de combustível.

O utilizador apresenta o seu cartão, indica o número de identificação do veículo e, frequentemente, a sua quilometragem na altura da transação. Se o cartão só integrar uma simples banda magnética, introduzirá o cartão e assinará o recibo. Caso se trate de um cartão com chip, introduzirá o código PIN.

Do lado do gestor de frota, o funcionamento é muito diferente consoante seja um cartão pré-pago ou pós-pago. No primeiro caso, deverá creditar o cartão sempre que necessário. No segundo caso, os pagamentos serão realizados após apresentação de fatura e as despesas são, por conseguinte, adiantadas ao empregado como à empresa. Em todos os casos, o gestor de frota dispõe de um certo número de parâmetros que permitem o enquadramento da utilização do cartão.

Assim, poderá limitar a sua utilização:

- a certos tipos de combustível;

- a certos tipos de produtos e serviços para cartões que permitem serviços conexos;

- a certos dias de utilização durante a semana;

- a certas horas de utilização durante o dia;

- a um certo montante por transação;

- a certas localidades geográficas;

- a uma certa quantidade de litros de combustível por transação.

 

Esses limites podem ser absolutos, automáticos - impedindo, por conseguinte, os pagamentos, ou informativos - gerando avisos enviados ao gestor.

Para aperfeiçoar esses dispositivos de controlo e de acompanhamento do consumo, é frequentemente fornecido um acesso a um software de gestão online, com uma subscrição aos cartões combustível.

 

Os vários fornecedores do cartão combustível

Os grandes grupos petrolíferos já não são os únicos a propor cartões combustível. Juntaram-se a eles os atores da grande distribuição que vendem combustível e são prestadores especializados independentes.

Os grandes grupos petrolíferos

Esses grandes grupos petrolíferos estão naturalmente na origem desse tipo de cartão.

As suas redes permitem propor cartões válidos, não só em França mais também em vários países europeus. Os serviços de teleportagem e de estacionamento em parques são fornecidos por parceiros.

Uma das grandes evoluções recentes nas ofertas dos grupos petrolíferos, estes últimos anos, foi o surgimento de cartões combustível multimarcas oriundos dos concorrentes que decidem agrupar as respetivas redes com vista a aumentar o número de estações de serviço disponíveis para os titulares de cartões.

As principais redes atuais são as seguintes:

O cartão combustível Total, ex-Total GR atualmente Total Fleet;

- O cartão combustível Shell, Euro Shell;

- O cartão combustível Esso Card;

- O cartão combustível do grupo BP: o cartão GO.

 

Exceto o cartão Total, que dispõe da maior rede de estações, os outros cartões tornaram-se multimarcas a vários níveis.

Os prestadores especializados e independentes

Junto dessas duas categorias de atores “naturais”, prestadores especializados vieram confrontar-se ao mercado. Esses atores não distribuem, eles próprios, o combustível, mas conseguiram, graças a acordos celebrados com empresas petrolíferas e até com marcas da grande distribuição, propor uma oferta e uma rede de estações de serviço que concorrem com as mesmas.

Os principais cartões dos prestadores especializados e independentes no mercado são os seguintes:

- Easyfuel, o cartão da Compagnie des Cartes Carburant;

- Ticket Fleet Pro, o cartão combustível d’Edenred;

- DKV, o cartão combustível da Sodexo.

 

Das vantagens desigualmente distribuídas entre os vários fornecedores

Apesar das vantagens dos cartões combustível serem similares nos seus princípios intrínsecos, estas não são tão desenvolvidas entre os diferentes emissores de cartões combustível. Distinguir adequadamente essas vantagens é uma das exigências para a escolha do cartão combustível que melhor corresponde às suas necessidades, como o é para entender o preço do mesmo.

Vantagens padrão do cartão combustível

Os cartões combustível apresentam vantagens práticas e económicas.

Entre as vantagens práticas, as mais importantes são as que são associadas:

- ao simples facto que o colaborador itinerante e até a própria empresa, no caso de cartão pós-pago, não ter que adiantar quase nenhuma despesa de deslocação;

- ao facto que o gestor de frota recebe uma fatura única, clara, pormenorizada, para o conjunto das transações de todos os cartões utilizados na empresa, em vez de um comprovativo por transação;

- ao facto que nessa fatura, está indicado um cálculo detalhado, exato e normalizado a nível contabilístico do IVA dedutível associado a essas transações;

- ao enquadramento das despesas profissionais com parâmetros detalhados mais elevados;

- ao desaparecimento quase total dos riscos de fraude nas despesas profissionais com esse dispositivo;

- às ferramentas de reporting/relatório avançadas relativas ao consumo;

- aos serviços incluídos no cartão, sobretudo no que diz respeito ao pagamento das portagens das autoestradas, do estacionamento em parques e até de outros serviços.

 

Os cartões beneficiam também de algumas vantagens económicas para a empresa:

- O desaparecimento do risco de fraude é uma fonte de poupança;

- Tal como o tempo de gestão administrativa e contabilística que se ganha comparando com o sistema clássico das notas de despesa, ao tratamento bem mais pesado e moroso;

- Permitem uma melhor gestão dos consumos de combustível qui pode ser implementada graças às ferramentas de monitorização e de reporting avançadas.

- Finalmente, alguns emissores concedem descontos no preço do abastecimento aos titulares dos cartões.

Como escolher o seu cartão combustível de entre as diferentes ofertas do mercado?

Todas essas vantagens não são tão desenvolvidas para todos os cartões combustível disponíveis no mercado, o que constitui um primeiro critério de escolha.

De facto:

- As ferramentas de reporting e de monitorização não são tão desenvolvidas em todo o lado: alguns fornecedores só propõem faturas detalhada, outros, verdadeiras ferramentas de gestão de frota em tempo real;

- Os serviços associados ao cartão não são os mesmos em todo o lado: as estações de lavagem, os serviços e produtos em loja (por vezes, nem existem lojas na rede!), o pagamento das portagens das autoestradas e do estacionamento em parques não são possíveis com alguns cartões;

- A configuração do enquadramento da utilização poderá ser mais ou menos apurada;

- Os descontos concedidos no preço do combustível variam de um fornecedor para o outro – e para aqueles que o propõem! – seja no montante como no respetivo modo de cálculo. Alguns oferecem um desconto fixo de alguns cêntimos por litro de combustível, outros um desconto negociado em proporção dos volumes médios consumidos por mês, outros ainda, uma tarifa nacional negociada e válida em todas as estações de serviço que aceitam o cartão.

 

Acima de tudo, o principal elemento diferenciador entre os vários cartões é a densidade da rede de estações de serviço que o aceita, de algumas centenas até alguns milhares, unicamente em França ou também na Europa. Cuidado: mais do que o número absoluto de estações de serviço, é também a proximidade das estações de serviço dos locais mais envolvidos pelos trajetos potenciais que se tem que levar em conta.

Composição do preço de um cartão combustível

O preço de um cartão combustível é, também e evidentemente, um dos critérios essenciais de escolha.

A maior parte dos emissores só destacam um preço por mês. Contudo, terão que ser previstas outras despesas. Entender a própria estrutura dos preços dos cartões é quase tão importante como conhecer os níveis desses preços.

Tabela das várias despesas possíveis associadas aos cartões combustíveis.

 

 

Tipo de despesas

Modo de faturação - comentários

Serviços de base

Edição de um cartão ou de colocação em serviço

Fixos, numa só vez na abertura por vezes e até uns quinze euros por cartão

Despesas de subscrição

Por mês ou por ano com despesas frequentemente destacadas. Geralmente gratuidade o primeiro ano, de 1 a 10 € por mês nos anos seguintes. Tarifa diferente possível para veículos pesados.

Preços dos combustíveis

Preço ao abastecer, preço de “tabela” nacional, preço negociado ou preço com desconto

Despesas de gestão

Geralmente em percentagem dos consumos

Despesas de faturação

Alguns fornecedores faturam...as faturas, por cada edição de fatura

Pedido de reemissão de cartão

Nomeadamente em caso de perda ou de furto

Renovação do cartão

Despesas fixas

Opções

Subscrição de teleportagem e estacionamento

Em geral, uma única gestão contabilística para esses dois serviços, preço por identificadores, de 1 € a 10 € por mês

Despesas de gestão de portagem e estacionamento

Em percentagem das faturas de portagem e de estacionamento

Pedido de reemissão de identificador

Geralmente mais alto do que par a reemissão de um cartão combustível

Subscrição de estação de lavagem

Por mês ou por ano, em geral, menos do que um euro por mês

 

Para estar certo de escolher o prestador adequado, o ideal é apresentar vários pedidos de orçamento para cartões combustível. Rápido, gratuito e sem compromisso, o serviço de intermediação da Companeo permite que possa comparar até 4 ofertas e de escolher a que corresponde mais às suas necessidades.