Otimizar adequadamente as vantagens dos cartões combustível empresariais

Os cartões combustível empresariais são atualmente utilizados por milhares de empregados em Portugal, atraídos por uma série de vantagens associadas à sua utilização.

Contudo, os gestores de frotas e outros responsáveis de compras devem estar conscientes que algumas medidas são necessárias, não só para aproveitar essas vantagens, mas também para otimizá-las. Com um pouco de rigor e um cuidado especial em certos pontos-chave durante a implantação do sistema e durante a utilização, os cartões combustível demonstram ter um grande potencial para as empresas.

Quais são as regras de uma gestão adequada e sã dos cartões combustíveis que se deve conhecer? Como negociar adequadamente a implantação do sistema para beneficiar das vantagens em matéria de gestão contabilística do combustível? Quais são as restrições associadas ao funcionamento dos cartões combustível e quais são os pontos a controlar na relação com os fornecedores de cartões combustível?

Bem negociar a implantação dos cartões combustível empresariais para maximizar as vantagens

Para aproveitar ao máximo todas as vantagens associadas aos cartões combustível empresariais em termos de auxilio à gestão das despesas de deslocação, deverão ser estudados vários pontos a partir da implementação do dispositivo.

A etapa chave de implementação dos cartões combustível empresariais

Uma das principais vantagens dos cartões combustível empresariais é a possibilidade de controlar as despesas associadas à gestão contabilística do combustível.

Saber quem gastou o quê, aonde e em que trajeto é já uma grande melhoria, especialmente em termos de gestão administrativa visto que, ao contrário das notas de despesas, existe uma única fatura para todos os cartões da empresa e é uma fatura muito mais pormenorizada.

No entanto, a verdadeira proeza consiste em obter do cartão combustível empresarial assim como dessas ferramentas de controlo, uma redução das despesas de combustível.

É possível utilizar toda a panóplia das ferramentas de monitorização geralmente associadas aos cartões, com a possibilidade:

• de restringir a utilização do cartão a um tipo de combustível em especial,
• para um volume em litros por transação preestabelecida,
• de restringir essa utilização a alguns dias específicos,
• ou até a horários definidos,
• e a uma zona geográfica específica,
• e finalmente, de determinar os produtos e serviços que podem ser comprados com o cartão, além do combustível (portagens rodoviárias, estacionamento, manutenção do veículo, lavagem, produtos vendidos nas estações serviços...).

O gestor da frota terá, acima de tudo, que assumir esses limites de forma progressiva, determinando os limites de aviso automático por e-mail e os limites de bloqueio total do cartão para cada operação em causa.

Finalmente, as ferramentas associadas permitirão conhecer, de forma exata, os hábitos de condução e as quilometragens efetuadas com cada depósito de combustível, com vista a afinar, ainda mais, a análise das despesas em combustível.

As vantagens em termos de gestão a analisar adequadamente

Uma boa gestão dos cartões combustível permite beneficiar de vantagens consideráveis associadas à gestão de frotas automobilísticas empresariais, em particular em caso de aluguer de longa duração dos veículos.

Visto que permitem acompanhar a quilometragem de cada veículo aos quais são associados, os cartões permitem assim:

• Contrapor/comparar as atitudes de condução e os consumos entre os diferentes condutores nos mesmos veículos e para os mesmos trajetos;
• Evitar as penalidades associadas às derrapagens de quilometragens contratuais do dispositivo de leasing e prever, da melhor forma, as evoluções a introduzir nesses contratos;
• Pedir adaptações de alugueres mensais quando o número médio de quilómetros percorridos por veículo e por mês (“loi de roulage”), evolui favoravelmente relativamente aos valores previstos no contrato.

Há cada vez mais locadoras de veículos em leasing que propõem cartões combustível empresariais que vêm completar a respetiva oferta tradicional.

Essas vantagens não devem ignorar as vantagens intrínsecas dos cartões combustível empresariais associadas à faturação, nomeadamente no que diz respeito ao cálculo do IVA dedutível, em função de cada tipo de combustível e de cada tipo de veículo.

A gestão da relação com o emissor e a compreensão dos constrangimentos

A relação com o emissor do cartão terá também que ser bem gerida a partir da implementação do dispositivo.  Contudo, antes mesmo de considerar a implementação, devem também ser analisados os constrangimentos associados à utilização dos cartões combustível empresariais.

Uma relação com o fornecedor de cartões combustível a controlar adequadamente

O fornecedor ou emissor dos cartões combustível pode ter une natureza muito variada.
De facto, pode tratar-se de:

• Um grupo petrolífero;
• Uma marca de grande superfície que também distribui o combustível;
• Um grupo especializado nos cartões de serviços;
• Ou até de empresas de locação de longa duração de veículos.

Qualquer que seja o fornecedor, é importante saber que podem ser negociados os preços dos cartões combustível, as respetivas emissão e gestão e ainda a locação. E, como qualquer serviço destinado às empresas, essa negociação baseia-se principalmente no volume de utilização.

É particularmente importante para cada empresa que deseja subscrever um dispositivo de cartões combustível, estabelecer as projeções de utilização dos cartões. Essa situação assume um especial relevo visto que as reduções de preço no combustível ao litro que propõem as redes às empresas detentoras de cartões combustível são igualmente proporcionais a esses volumes de consumos projetados ou constatados.

Além disso, é possível obter de alguns emissores um preço ao litro nacional único para cada combustível em causa nos cartões, pelo que o utilizador pagará o mesmo preço, que abasteça na cidade, na aldeia ou numa estação de serviço de autoestrada.

Finalmente, esses dados são importantes na altura da negociação inicial do contrato e não param de sê-lo após o estabelecimento da relação comercial. É, por conseguinte, ainda mais importante acompanhar esses dados regularmente com vista a ser capaz de requerer uma nova negociação caso a situação se altere.

Constrangimentos a controlar

Apesar de todas as vantagens, os cartões combustível empresariais incluem alguns constrangimentos:

• O dispositivo não é, de forma alguma, adaptado às estruturas muito pequenas, que terão uma preferência para os cartões pré-pagos, para utilização exclusiva “especial combustível”.
• A rede de postos de combustível parceiros não é, de forma alguma, suficiente. Até para o caso de cartões combustível multimarcas que preveem milhares de postos/estações parceiros, é essencial verificar que aqueles/aquelas que têm alguma relevância, os/as que são próximos(as) das localidades onde o colaborador se dirige regularmente, são realmente aderentes.
• Assim, seria tristemente irónico que os benefícios económicos obtidos através dos cartões combustível, acabassem “engolidos” com o combustível necessário para percorrer os quilómetros adicionais para se dirigir até ao posto/estação parceiro(a) mais próximo(a).
• Além disso, todas os postos/estações de serviço da rede indicada não são forçosa e totalmente acessíveis... Alguns cartões só são admitidos por distribuidores automáticos de combustível, outros, pelo contrário, excluem especificamente esses distribuidores! E alguns postos ou estações de serviço “low cost” são de facto excluídos(as) das fontes de abastimento disponíveis.
• Além disso, apesar do custo de cada cartão ser mínimo, o dispositivo tem um preço que não se resume ao único preço mensal de alguns euros - é também necessário informar-se sobre as despesas de gestão.
• Ademais, alguns emissores pedem que seja depositado na conta cliente, um montante em garantia, em particular para as fórmulas de pagamento de combustível na fatura mensal, isto é, a crédito. Esse montante pode ser próximo do valor de um mês de consumo de combustível consoante as previsões estimadas.
• Finalmente, apesar de todas as ferramentas, relatórios/reportings e de todos os instrumentos de controlo das despesas possíveis, fornecidos com os cartões combustível empresariais, o controlo dos encargos da gestão contabilística só é possível com a participação dos colaboradores da empresa, portadores desses cartões que os utilizem no dia a dia para efetuar os respetivos abastecimentos.

É indispensável sensibilizar para o interesse do dispositivo e sobre o funcionamento com vista a garantir que cumprem integralmente o seu papel. Contudo, não é de todo fácil responsabilizar uma pessoa que sabe que, finalmente, não irá proceder ao pagamento do que consome!

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