Como otimizar as vantagens dos cartões de combustível

Negociar bem a implementação dos cartões de combustível

Para aproveitar ao máximo todas as vantagens associadas aos cartões de combustível empresariais em termos de auxilio à gestão das despesas de deslocação, deverão ser estudados vários pontos a partir da implementação do dispositivo.

- A etapa chave de implementação dos cartões de combustível empresariais

Uma das principais vantagens dos cartões de combustível empresariais é a possibilidade de controlar as despesas associadas à gestão contabilística do combustível.

Principais funcionalidades e vantagens dos cartões de combustível

Saber quem gastou o quê, onde e em que trajeto é já uma grande melhoria, especialmente em termos de gestão administrativa visto que, ao contrário das notas de despesa, existe uma única fatura para todos os cartões da empresa e é uma fatura muito mais pormenorizada.

No entanto, a verdadeira proeza consiste em obter do cartão de combustível empresarial assim como dessas ferramentas de controlo, uma redução das despesas de combustível.

É possível utilizar toda a panóplia das ferramentas de monitorização geralmente associadas aos cartões, com a possibilidade:

• de restringir a utilização do cartão a um tipo de combustível em especial,
• para um volume em litros por transação preestabelecida,
• de restringir essa utilização a alguns dias específicos,
• ou até a horários definidos,
• e a uma zona geográfica específica,
• e finalmente, de determinar os produtos e serviços que podem ser comprados com o cartão, além do combustível (portagens rodoviárias, estacionamento, manutenção do veículo, lavagem, produtos vendidos nas estações serviços...).

O gestor da frota terá, acima de tudo, que assumir esses limites de forma progressiva, determinando os limites de aviso automático por e-mail e os limites de bloqueio total do cartão para cada operação em causa.

Finalmente, as ferramentas associadas permitirão conhecer, de forma exata, os hábitos de condução e as quilometragens efetuadas com cada depósito de combustível, com vista a afinar, ainda mais, a análise das despesas de combustível.

- As vantagens em termos de gestão a analisar adequadamente

Uma boa gestão dos cartões de combustível permite beneficiar de vantagens consideráveis associadas à gestão de frotas automóveis empresariais, em particular no caso de aluguer de longa duração dos veículos.

Visto que permitem acompanhar a quilometragem de cada veículo aos quais são associados, os cartões permitem assim:

• Contrapor/comparar os estilos de condução e os consumos entre os diferentes condutores nos mesmos veículos e para os mesmos trajetos;
• Evitar as penalidades associadas às derrapagens de quilometragens contratuais do dispositivo de leasing e prever, da melhor forma, as evoluções a introduzir nesses contratos;
• Pedir adaptações de alugueres mensais quando o número médio de quilómetros percorridos por veículo e por mês (“loi de roulage”), evolui favoravelmente relativamente aos valores previstos no contrato.

Há cada vez mais locadoras de veículos em leasing que propõem cartões de combustível empresariais que vêm completar a respetiva oferta tradicional.

Essas vantagens não devem ignorar as vantagens intrínsecas dos cartões de combustível empresariais associadas à faturação, nomeadamente no que diz respeito ao cálculo do IVA dedutível, em função de cada tipo de combustível e de cada tipo de veículo.

A gestão da relação com o emissor e a compreensão dos constrangimentos

A relação com o emissor do cartão terá também que ser bem gerida a partir da implementação do dispositivo.  Contudo, antes mesmo de considerar a implementação, devem também ser analisados os constrangimentos associados à utilização dos cartões de combustível empresariais.

Uma relação com o fornecedor de cartões de combustível a controlar adequadamente

O fornecedor ou emissor dos cartões de combustível pode ter uma natureza muito variada.
De facto, pode tratar-se de:

• Um grupo petrolífero;
• Uma marca de grande superfície que também distribui o combustível;
• Um grupo especializado nos cartões de serviços;
• Ou até de empresas de locação de longa duração de veículos.

Qualquer que seja o fornecedor, é importante saber que podem ser negociados os preços dos cartões de combustível, as respetivas emissão e gestão e ainda a locação. E, como em qualquer serviço destinado às empresas, essa negociação baseia-se principalmente no volume de utilização.

É particularmente importante para cada empresa que deseja subscrever um dispositivo de cartões de combustível, estabelecer as projeções de utilização dos cartões. Essa situação assume um especial relevo visto que as reduções de preço no combustível ao litro que propõem as redes às empresas detentoras de cartões de combustível são igualmente proporcionais a esses volumes de consumos projetados ou constatados.

Além disso, é possível obter de alguns emissores um preço ao litro nacional único para cada combustível em causa nos cartões, pelo que o utilizador pagará o mesmo preço, quer abasteça numa cidade, numaa aldeia ou numa estação de serviço de autoestrada.

Finalmente, esses dados são importantes na altura da negociação inicial do contrato e continuam a sê-lo após o estabelecimento da relação comercial. É, por conseguinte, ainda mais importante acompanhar esses dados regularmente com vista a ser capaz de requerer uma nova negociação caso a situação se altere.

Constrangimentos a controlar

Apesar das suas vantagens, os cartões de combustível empresariais também apresentam alguns limites que devem ser avaliados antes da implementação.

Em primeiro lugar, este sistema não é ideal para empresas muito pequenas, que poderão preferir cartões pré-pagos para usos pontuais. Além disso, é essencial verificar se a rede de postos parceiros cobre as zonas de abastecimento habituais dos colaboradores — caso contrário, as poupanças podem desaparecer com deslocações adicionais.

Nem todos os postos são compatíveis: alguns cartões só funcionam em distribuidores automáticos, enquanto outros excluem estações “low cost”. Também é importante considerar os custos de gestão e eventuais cauções exigidas pelos emissores, que podem corresponder a um mês de consumo médio.

Por fim, mesmo com ferramentas de controlo e relatórios detalhados, a boa gestão depende do comportamento dos utilizadores. A sensibilização e o acompanhamento dos colaboradores continuam a ser fatores-chave para garantir uma utilização eficiente e responsável.

Como maximizar a poupança com cartões de combustível

Para obter o máximo benefício, combine uma escolha criteriosa do fornecedor com políticas internas de controlo rigoroso, formação dos condutores e utilização das ferramentas digitais de monitorização. Assim, a empresa garante poupança real e segurança nas operações diárias.

É indispensável sensibilizar para o interesse do dispositivo e sobre o funcionamento com vista a garantir que cumprem integralmente o seu papel. Contudo, não é de todo fácil responsabilizar uma pessoa que sabe que, finalmente, não irá proceder ao pagamento do que consome!

O que lembrar

• Escolha fornecedores de cartões de combustível com redes amplas e seguras.
• Defina políticas internas claras de utilização e controle.
• Monitore regularmente as transações e os limites definidos.
• Negocie periodicamente as condições para maximizar a poupança.

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