Compra ou aluguer de cartões combustível empresariais?

Várias soluções simples permitem às empresas cujos empregados estão frequentemente nas estradas e que utilizam um veículo pessoal ou um veículo empresarial, pagar as respetivas despesas de combustível sem que os empregados tenham que avançar o valor. Atualmente, essas soluções assumem a forma de cartões de combustível. Duas formas principais estão disponíveis:  a compra de cartões de combustível e a utilização de  cartões de combustível alugados a longo prazo.

De que forma essas duas fórmulas funcionam e quais são, em cada caso, as condições de acesso aos cartões de combustível? Quais são os  respetivos inconvenientes e benefícios das duas fórmulas?

Condições de acesso ao cartão de combustível

A aquisição de cartões de combustível e o cartão de combustível alugado, frequentemente no âmbito do aluguer de um veículo comercial, são as duas principais fórmulas de acesso aos cartões de combustível.

Compra de cartões de combustível

Os cartões e dcombustível estão disponíveis para compra tal como podem ser a maior parte  dos cartões presente pré-pagos.

Utilizáveis na rede petrolífera emissora e até em certas redes parceiras, eles combinam geralmente um  prazo de validade limitado a um crédito limitado, pago antecipadamente pela empresa que decide encomendar esses cartões de combustível.

Podem também dar acesso a  serviços associados à mobilidade, como a lavagem do veículo ou a respetiva manutenção.

Podem ser efetuadas encomendas agrupadas. Alguns desses cartões são recarregáveis.

Cartão de combustível alugado

Ao contrário dos cartões de combustível comprados, as diferentes fórmulas que associam o aluguer e os cartões de combustível caracterizam-se por  soluções pagas a posteriori.

Assim, o cartão de combustível acaba por ser um verdadeiro cartão de crédito, cuja utilização é limitada à/ao:

• Compra de combustível;
• Prestações de manutenção ou de lavagem de veículo disponíveis em estações de serviço;
• Mas também ao pagamento das portagens das autoestradas;
• E ao estacionamento nas redes de parques de estacionamento parceiros.

Essas fórmulas são idealmente destinadas às empresas que dispõem de uma frota de veículos comerciais, sendo que os cartões de combustível e o aluguer de longa duração são frequentemente associados.

Ao termo de cada mês, o gestor da frota recebe por parte do prestador de cartões de combustível, uma fatura pormenorizada que recapitula todas compras e a utilização que foi feita dos cartões de combustível pelos colaboradores que os têm à disposição e essas despesas são pagas pela empresa.

Os cartões são geralmente alugados por um  preço de subscrição reduzido, associados a um veículo. O prazo de utilização é de um a dois anos, ou associado ao período de aluguer do veículo.

Os cartões pré-pagos com carregamentos mensais relativos a um compromisso plurianual estão na fronteira entre as duas fórmulas.

Vantagens e inconvenientes da compra de cartões de combustível

Mais acessível e mais direta, a compra de cartões de combustível é adequada às mais pequenas  empresas, com um máximo de 250 empregados.

Vantagens da compra de cartões de combustível para profissionais

A compra de cartões de combustível apresenta várias vantagens:

• É utilizável para o combustível, a lavagem, a pequena manutenção com drenagens e para todos os produtos à venda nas estações de serviço - mas a sua utilização pode ser restringida únicamente ao combustível;
• Pode ser válido em milhares de estações de serviço, em função do fornecedor escolhido;
• O cartão pode ser configurável com as cores da empresa ou do titular;
• É uma alternativa nitidamente mais simples de gerir as notas de despesas;
• Nenhum depósito de garantia é exigido;
• Estes cartões podem ser utilizáveis como cartões presente com vista a fidelizar ou recompensar os melhores colaboradores, o que representa uma vantagem fiscal;
• A flexibilidade de um dispositivo que não é forçosamente atribuído a um veículo ou a um colaborador específico, mas que todos podem utilizar enquanto esse cartão é credor.

Inconvenientes da compra de cartões de combustível

Os inconvenientes associados à fórmula de compra de cartão de combustível Pro são principalmente os seguintes:

• Essa fórmula passa a ser complicada de gerir a partir de um certo número de cartões numa mesma empresa;
• O cartão não permite pagar as portagens das autoestradas ou o estacionamento;
• O cartão não é associado a um veículo em particular;
• A sua utilização é limitada a um determinado território;
• O cartão não traz nenhuma redução no preço de combustível.

Vantagens e inconvenientes dos cartões de combustível alugados

Os cartões de combustível alugados trazem em geral  mais vantagens para as empresas maiores e que dispõem de uma frota de veículos própria.

Vantagens dos cartões de combustível alugados

As vantagens das fórmulas que juntam os cartões combustível e o aluguer, são associadas:

• À simplificação da gestão contabilística do combustível na empresa, dado que os efetivos de utilizadores são numerosos;
• Às reduções no preço público do combustível, por vezes associados a esse dispositivo;
• À segurança do dispositivo, que torna a fraude quase impossível;
• À verdadeira  poupança de despesas administrativas e contabilísticas para a qual essa simplificação da gestão contribui;
• À extensão da rede de estações de serviço em causa; o cartão podendo pagar o combustível em milhares de estações de serviço em França, mas também na Europa, na rede do emissor e também nas redes parceiras;
• Aos numerosos serviços associados aos cartões que servem também de  cartões de teleportagem e que permitem  pagar o estacionamento em centenas de parques de estacionamento;
• Às ferramentas de vigilância e de supervisão da frota à data do vencimento e em tempo real;
• Ao crédito constituído para essa gestão contabilística por um sistema pago ex post, todos os meses.

Inconvenientes do aluguer de cartões de combustível

Contudo, não são de subestimar alguns inconvenientes:

• O sistema é sobredimensionado para as pequenas empresas;
• Um depósito de garantia é por vezes exigido;
• O sistema tem um custo compreendido entre 5 e 36 euros por cartão e por ano após um período gratuito de subscrição, sem contar com as despesas de gestão;
• Torna-se essencial  escolher adequadamente a rede emissora, para garantir que esta dispõe de estações de serviço suficientes na zona onde o cartão é suscetível de ser utilizado;
• Dessa forma, caso um desvio seja necessário para encontrar uma estação de serviço que aceita o cartão, todas as poupanças realizadas com o cartão desaparecem com o consumo excessivo de combustível que ocasionou...

Sendo que cada solução tem as suas vantagens e os seus inconvenientes, é recomendado solicitar pedidos de orçamentos para cartões combustível  a vários fornecedores com vista a selecionar a melhor oferta para a sua empresa.