Compra ou aluguer de cartões combustível empresariais?

Várias soluções simples permitem às empresas cujos empregados estão frequentemente nas estradas, que utilizam um veículo pessoal ou um veículo empresarial, pagar as respetivas despesas de combustível sem que os empregados tenham que avançar o valor. Atualmente, essas soluções assumem a forma de cartões combustível. Duas formas principais estão disponíveis:  a compra de cartões combustíveis e a utilização de  cartões combustível alugados a longo prazo.

De que forma essas duas fórmulas funcionam e quais são, em cada caso, as condições de acesso aos cartões combustível? Quais são os  respetivos inconvenientes e benefícios das duas fórmulas?

Condições de acesso ao cartão combustível

A aquisição de cartões combustível e o cartão combustível alugado, frequentemente no âmbito de um aluguer de veículo comercial, são as duas principais fórmulas de acesso aos cartões combustível.

Compra de cartões combustível

Os cartões combustível estão disponíveis para compra tal como podem ser a maior parte  dos cartões presente pré-pagos.

Utilizáveis na rede petrolífera emissora e até em certas redes parceiras, eles combinam geralmente um  prazo de validade limitado a um crédito limitado, pago antecipadamente pela empresa que decide encomendar esses cartões combustível.

Podem também dar acesso a  serviços associados à mobilidade, como a lavagem de veículo ou a respetiva manutenção.

Podem ser efetuadas encomendas agrupadas. Alguns desses cartões são recarregáveis.

Cartão combustível alugado

Ao contrário dos cartões combustível comprados, as diferentes fórmulas que associam o aluguer e os cartões combustível caracterizam-se por  soluções pagas a posteriori.

Assim, o cartão combustível acaba por ser um verdadeiro cartão de crédito, cuja utilização é limitada à/ao:

• Compra de combustível;
• Prestações de manutenção ou de lavagem de veículo disponíveis em estações de serviço;
• Mas também ao pagamento das portagens das autoestradas;
• E ao estacionamento nas redes de parques de estacionamento parceiros.

Essas fórmulas são idealmente destinadas às empresas que dispõem de uma frota de veículos comerciais, sendo que os cartões combustível e o aluguer de longa duração são frequentemente associados.

Ao termo de cada mês, o gestor da frota recebe por parte do prestador de cartões combustível, uma fatura pormenorizada que recapitula todas compras e a utilização que foi feita dos cartões combustível pelos colaboradores que os têm à disposição e  essas despesas são pagadas pela empresa.

Os cartões são geralmente alugados por um  preço de subscrição reduzido, associados a um veículo. O prazo de utilização é de um a dois anos, ou associado à do período de aluguer do veículo.

Os cartões pré-pagos com carregamentos mensais relativos a um compromisso plurianual estão na fronteira entre as duas fórmulas.

Vantagens e inconvenientes da compra de cartões combustível

Mais acessível e mais direta, a compra de cartões combustível é adequada às mais pequenas  empresas, de um máximo de 250 empregados.

Vantagens da compra de cartões combustível para profissionais

A compra de cartões combustível apresenta várias vantagens:

• É utilizável para o combustível, a lavagem, a pequena manutenção com drenagens e para todos os produtos à venda nas estações de serviço - mas a sua utilização pode ser restringida ao único combustível;
• Pode ser válido em milhares de estações de serviço, em função do fornecedor escolhido;
• O cartão pode ser configurável às cores da empresa ou do titular;
• Ele procura uma alternativa nitidamente mais simples de gerir para as notas de despesas;
• Nenhum depósito de garantia é exigido;
• Esses cartões podem ser utilizáveis como cartões presentes com vista a fidelizar ou recompensar os melhores elementos que representam uma vantagem fiscal;
• A flexibilidade de um dispositivo que não é forçosamente atribuído a um veículo ou a um colaborador preciso, mas que todos podem utilizar enquanto esse cartão é credor.

Inconvenientes da compra de cartões combustível

Os inconvenientes associados à fórmula de compra de cartão combustível Pro são principalmente os seguintes:

• Essa fórmula passa a ser complicada a gerir a partir de um certo número de cartões numa mesma empresa;
• O cartão não permite pagar as portagens das autoestradas ou o estacionamento;
• O cartão não é associado a um veículo em particular;
• A sua utilização é limitada ao território francês;
• O cartão não traz nenhuma redução no preço de combustível.

Vantagens e inconvenientes dos cartões combustível alugados

Os cartões combustível alugados trazem em geral  mais vantagens às empresas maiores que dispõem de uma frota de veículos própria.

Vantagens dos cartões combustível alugados

As vantagens das fórmulas que juntam os cartões combustível e o aluguer, são associadas:

• À simplificação da gestão contabilística do combustível na empresa, dado que os efetivos de utilizadores são numerosos;
• Às reduções no preço público do combustível, por vezes associados a esse dispositivo;
• À segurança do dispositivo, que torna a fraude quase impossível;
• À verdadeira  poupança de despesas administrativas e contabilísticas que essa simplificação da gestão contribui a gerar;
• À extensão da rede de estações serviço em causa; o cartão podendo pagar o combustível em milhares de estações serviço em França, mas também na Europa, na rede do emissor e também nas redes parceiras;
• Aos numerosos serviços associados aos cartões que servem também de  cartões de teleportagem e permitem  pagar o estacionamento em centenas de parques de estacionamento;
• Às ferramentas de vigilância e de supervisão da frota à data do vencimento e em tempo real;
• Ao crédito constituído para essa gestão contabilística por um sistema pago ex post, todo o mês.

Inconvenientes do aluguer de cartões combustível

Contudo, não é de subestimar alguns inconvenientes:

• O sistema é sobredimensionado para as pequenas empresas;
• Um depósito de garantia é por vezes exigido;
• O sistema tem um custo compreendido entre 5 e 36 euros por cartão e por ano após um período gratuito de subscrição, sem contar com as despesas de gestão;
• Torna-se essencial  escolher adequadamente a rede emissora, para garantir que esta dispõe de estações de serviço suficientes na zona onde o cartão é suscetível de ser utilizada;
• Dessa forma, caso um desvio é necessário para encontrar uma estação de serviço que aceita o cartão, todas as poupanças realizadas com o cartão desaparecem com o consumo excessivo de combustível que ocasionou...

Sendo que cada solução tem as suas vantagens e os seus inconvenientes, é recomendado apresentar pedidos de orçamentos para cartões combustível  a uma multitude de fornecedores com vista a selecionar a melhor oferta para a sua empresa.