Obrigações fiscais das empresas que utilizam cartões de combustível

Gerir eficazmente as despesas relacionadas com os veículos constitui um desafio significativo para muitas empresas. Um dos meios mais utilizados são os cartões de combustível , dada a possibilidade de controlar gastos e beneficiar de vantagens fiscais específicas. Contudo, é fundamental entender claramente as obrigações fiscais associadas ao uso destes cartões.

Segundo dados do Instituto Nacional de Estatística (INE), cerca de um terço do consumo empresarial de combustível em Portugal é gerido através de cartões específicos para abastecimento. Embora proporcionem uma gestão simplificada, estes instrumentos financeiros implicam determinadas obrigações fiscais que, se não forem corretamente geridas, podem originar multas consideráveis.

Este guia prático vai esclarecer tudo o que precisa de saber sobre as obrigações fiscais associadas ao uso de cartões de combustível pelas empresas portuguesas, garantindo uma utilização responsável e legal.

O que são cartões de combustível e quais as vantagens fiscais associadas?

Os cartões de combustível são instrumentos financeiros que permitem às empresas monitorizar e controlar as despesas com abastecimento dos seus veículos. Além de facilitarem a gestão das despesas, o seu uso adequado oferece vantagens fiscais significativas.

De acordo com os termos estipulados pelo Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), atualizado pela Lei n.º 47/2024, com efeitos desde 1 de janeiro de 2025, o IVA associado ao combustível adquirido com esses cartões pode, sob certas condições, ser deduzido pelas empresas. Contudo, esta dedução depende do cumprimento rigoroso das regras legais aplicáveis.

Obrigação de emitir faturas detalhadas e condições de dedução do IVA

Para garantir a dedução de IVA no combustível adquirido, as empresas devem garantir que todas as faturas emitidas cumprem requisitos definidos pelas autoridades tributárias. Conforme o artigo 36.º do Código do IVA, atualizado pelo Decreto-Lei n.º 28/2024, com entrada em vigor a 1 de janeiro de 2025, a fatura deve apresentar:

• A identificação completa da empresa;
• Data e local de abastecimento;
• Quantidade e tipo de combustível abastecido;
• Montante detalhado com IVA discriminado individualmente.

É imperativo conservar estas faturas durante um periodo mínimo de 10 anos, conforme indicado no artigo 123.º do Código do IRC, para efeitos de futuras inspeções fiscais.

Tributação autónoma associada aos cartões combustível

Outro fator essencial para as empresas diz respeito à tributação autónoma aplicável às despesas com combustível. De acordo com o artigo 88.º do Código do IRC (Lei n.º 2/2024, atualização de janeiro de 2025), determinadas despesas empresariais – como combustível – estão sujeitas a diferentes taxas de tributação autónoma, dependendo da viatura e da utilização atribuída (pessoal ou profissional).

Atualmente, em janeiro de 2025, as taxas aplicáveis variam entre 10% e 35%, sendo maior a tributação autónoma para veículos ligeiros de passageiros atribuídos permanentemente a membros da administração. É aconselhável consultar regularmente fontes oficiais, como o Portal das Finanças, para estar atualizado sobre alterações legislativas neste domínio.

Controlo das despesas e gestão contabilística transparente

A transparência contabilística torna-se fundamental na utilização de cartões de combustível, permitindo prevenir situações que possam originar problemas fiscais.

Um exemplo concreto e recente, envolve a empresa portuguesa Transportes Almeida & Costa. Ao implementar uma solução avançada com cartões de combustível Galp Frota, esta empresa reduziu em cerca de 25% as discrepâncias contabilísticas associadas ao abastecimento, evitando significativamente riscos de autuações fiscais.

Tabela comparativa dos principais cartões de combustível em Portugal

Utilização responsável e boas práticas empresariais

Para assegurar o cumprimento fiscal, as empresas devem organizar processos internos claros que garantam a conformidade:

• Realizar auditorias internas periódicas;
• Escolher cartões reconhecidos pelo rigor de suas faturas;
• Manter registos precisos e atualizados.

Estas ações minimizam a probabilidade de erros fiscais e potenciais penalizações legais e financeiras.

Síntese e recomendações finais

As obrigações fiscais relacionadas com cartões de combustível podem parecer complexas, mas uma correta gestão evita complicações e permite beneficiar plenamente das vantagens fiscais existentes. Certifique-se sempre que:

• Cumpre rigorosamente com os requisitos especificados pelas leis fiscais;
• Escolhe fornecedores confiáveis para garantir documentação fiscal adequada;
• Mantém registos detalhados e organizados para simplificar auditorias futuras.

Para facilitar ainda mais a seleção dos melhores cartões de combustível para a sua empresa, não hesite em descobrir as melhores ofertas disponíveis em Companeo.com. Compara gratuitamente e encontre soluções adaptadas às necessidades específicas do seu negócio.