Cartões de combustível para empresas: uma solução estratégica

O que deve reter

• Reduza custos com os cartões de combustível para empresas.
• Gestão eficiente de frotas com relatórios detalhados.
• Escolha o cartão certo para o tamanho da sua empresa.
• Use tecnologias avançadas para monitorização e segurança

O Que é um cartão de combustível?

Um cartão de combustível é uma ferramenta de pagamento específica para abastecimentos de viaturas. Usado amplamente por empresas, permite monitorizar e gerir despesas de combustível de forma simplificada.

Além disso, oferece flexibilidade para ser utilizado em redes de postos de abastecimento variadas, integrando funcionalidades como sistemas de relatórios e limites de consumo ajustáveis.

Por que sua empresa precisa de um cartão de combustível?

Para empresas que trabalham com frotas, um cartão de combustível é essencial. Ele não só oferece desconto em abastecimento, mas também funcionalidades que aumentam a visibilidade das despesas e promovem economias a longo prazo.

Comparado a métodos tradicionais, reduzirá significativamente os processos administrativos relacionados com reembolsos e controle de notas fiscais.

Principais vantagens dos cartões de combustível

Redução de Custos Operacionais

Os cartões de combustível permitem poupanças diretas e indiretas em várias frentes:

• Descontos exclusivos nos postos aderentes, com preços abaixo do mercado, especialmente para empresas com consumos regulares.

• Eliminação de reembolsos manuais e processos administrativos demorados, o que reduz os custos com recursos humanos.

• Controlo de orçamentos por condutor ou viatura, com definição de tetos de consumo semanais ou mensais.

• Acesso a programas de fidelização que acumulam vantagens, como pontos convertíveis em serviços ou produtos para a empresa.

💡 Exemplo prático: Uma PME com 5 viaturas a circular diariamente pode economizar entre 100 € e 300 € por mês ao aplicar um plano de abastecimento com limites inteligentes e aproveitamento de descontos.

Melhoria em Relatórios e Monitorização

A geração automática de relatórios permite uma gestão mais analítica e proativa:

• Visualização clara dos gastos por posto, condutor, tipo de combustível e horário de abastecimento.

• Alertas em tempo real sobre comportamentos fora do padrão (ex: abastecimentos consecutivos ou em localizações não autorizadas).

• Comparação de consumo entre veículos, ajudando a identificar viaturas menos eficientes.

• Exportação de dados compatível com ERP e software de contabilidade, facilitando a reconciliação de despesas.

🔎 Vantagem competitiva: Empresas que adotam esta prática conseguem identificar desperdícios invisíveis que, somados ao longo de um trimestre, representam valores significativos.

Gestão de Frotas Sustentável e Eficiente

A integração dos cartões de combustível com sistemas de gestão de frota permite práticas mais sustentáveis e rentáveis:

• Planeamento de manutenções preventivas com base em consumo e quilometragem, evitando avarias inesperadas.

• Monitorização de hábitos de condução (ex: ralenti excessivo, acelerações bruscas), incentivando uma condução mais económica e ecológica.

• Redução do desgaste das viaturas, aumentando a longevidade da frota e reduzindo custos de substituição.

• Análise da viabilidade de transição energética, identificando se parte da frota pode ser convertida para veículos híbridos ou elétricos.

🌍 Impacto ambiental: A redução no consumo desnecessário contribui para menores emissões de CO₂, melhorando a pegada ambiental da empresa

Como escolher o melhor cartão de combustível

Avalie funcionalidades

Funcionalidades como limites de pagamento, integração com software de gestão, e rastreamento são críticos. Empresas mais pequenas beneficiarão de relatórios simples e controle de orçamento enquanto grandes corporações buscarão integração com soluções tecnológicas mais complexas.

Considere o tamanho da empresa

O tamanho da empresa influencia diretamente a escolha. Pequenas empresas podem focar-se em cartões que ofereçam funcionalidades básicas combinadas com programas de fidelização, enquanto empresas maiores priorizam soluções escaláveis e integração completa com ERP.

Segurança e controlo: reduzir riscos com cartões de combustível

A adoção de cartões de combustível não se limita à poupança e à eficiência — ela desempenha também um papel crítico na segurança financeira e operacional da empresa. Conheça as principais funcionalidades que ajudam a mitigar riscos e garantir um uso responsável dos recursos:

Controlo de acessos e limites personalizados

• Atribuição de PINs individuais por colaborador, impedindo o uso indevido por terceiros.

• Limites configuráveis por dia, semana ou mês, ajustáveis por tipo de viatura ou perfil do condutor.

• Horários autorizados de utilização (ex: impedir abastecimentos fora do horário laboral).

Detecção e prevenção de fraude

• Alertas automáticos de comportamento suspeito, como abastecimentos em horários incomuns, quantidades anormais ou em localizações incoerentes com a rota.

• Integração com sistemas de geolocalização, para cruzamento entre localização da viatura e local do abastecimento.

• Possibilidade de bloqueio imediato de cartões em caso de perda, roubo ou utilização indevida.

Auditoria e conformidade

• Registo detalhado e inalterável de cada transação (data, hora, posto, tipo de combustível, valor).

• Facilidade de auditorias internas e externas com dados estruturados e exportáveis.

• Apoio à conformidade fiscal, com documentação simplificada para efeitos de dedução de IVA e reporte de despesas.

💼 Para empresas com equipas móveis ou grandes frotas, estas funcionalidades representam uma barreira eficaz contra abusos e permitem manter a confiança na gestão descentralizada.

Soluções alternativas aos cartões físicos

Com a modernização, surgem aplicações móveis que substituem os cartões físicos. Apps como UTA Mobile ou SOFICOM integram funcionalidades de monitorização com pagamentos digitais, eliminando a necessidade de cartões tradicionais.

FAQ: 

1 - O que é um cartão de combustível?

É uma ferramenta de pagamento exclusiva para aquisição de combustíveis, ideal para gerir os gastos de empresas em frotas.

2 - Qual o melhor cartão para pequenas empresas?

Opções como Galp Frota ou BP PLUS são bastante vantajosas devido aos baixos custos administrativos e descontos exclusivos.

3 - Os cartões de combustível funcionam internacionalmente?

Depende do fornecedor. Cartões multimarca como Repsol têm redes alargadas pela Europa, enquanto outros podem ser apenas regionais.

4 - Como garantir segurança com estes cartões?

Verifique opções que ofereçam PIN e limites configuráveis. Muitas soluções atuais incluem notificações instantâneas e sistemas contra uso fraudulento.

5 - Quais as inovações no setor?

Plataformas integradas com telemática, relatórios em tempo real e solução 100% digital via apps são as maiores tendências do mercado.