Como implementar cartões de combustível numa frota empresarial com mais de 50 veículos

Gerir uma frota empresarial ampla, com mais de 50 veículos, traz desafios significativos a nível operacional e financeiro, especialmente no controlo eficaz das despesas com combustíveis. Dados divulgados pelo Instituto Nacional de Estatística (INE) em fevereiro de 2025 revelam que os custos com combustível podem representar até 30% das despesas operacionais totais das empresas de logística e transporte nacionais. Uma solução cada vez mais implementada para lidar com este cenário é a utilização dos cartões de combustível.

Mas como realizar a implementação dos cartões combustível numa frota grande de forma eficiente e segura?

Este guia oferece-lhe uma visão prática sobre as etapas essenciais, benefícios concretos, bem como informações sobre aspetos chave relacionados com segurança, conformidade legal e controlo financeiro que deve considerar ao integrar cartões de combustível na gestão da sua frota empresarial.

Principais vantagens da implementação cartões combustível frota grande

Uma frota com mais de 50 veículos necessita de gestão clara e simplificada para poupar tempo e recursos. Implementar cartões de combustível proporciona diversas vantagens:

• Controlo reforçado das despesas: poderá monitorizar em tempo real todos os abastecimentos, garantindo transparência e eliminando abusos ou fraudes.
• Eficiência administrativa: com relatórios padronizados e mensais, reduz o tempo despendido na gestão administrativa das despesas de combustível.
• Acesso facilitado ao crédito e promoções: muitas petrolíferas nacionais, como a Galp, BP e Repsol, oferecem planos especiais e descontos significativos para grandes clientes empresariais.

Como escolher o cartão de combustível ideal

Ao selecionar o cartão de combustível mais ajustado à sua frota, existem vários critérios determinantes a considerar:

• Cobertura Nacional: avalie a rede de postos. Por exemplo, segundo dados da ANAREC (Associação Nacional de Revendedores de Combustíveis), em março de 2025, a Galp possuía uma cobertura superior a 700 postos em Portugal continental, o que pode facilitar uma gestão operacional simplificada.
• Funcionalidades: alguns cartões incluem funcionalidades avançadas como restrição de horários, limite de gastos por veículo, por dia ou tipo de combustível.
• Custo e Taxas: os cartões empresariais oferecidos por grandes operadoras como Galp Frota, BP Advance ou Repsol Solred têm encargos variáveis mensais entre 1€ e 10€ por cartão (dados de cada operadora).

Etapas essenciais na implementação cartões combustível numa frota grande

Implementar cartões combustível exige planeamento rigoroso, etapas definidas e uma comunicação clara interna:

Análise de necessidades da frota

Em primeiro lugar, realize uma auditoria interna detalhada para determinar o consumo médio por veículo, as rotas mais frequentes e tipo de combustível necessário.

Seleção do fornecedor e negociação

Procure diferentes propostas de mercado através da Companeo.com, comparando ofertas das diversas petrolíferas que operam em Portugal. Com base nessa pesquisa, escolha um parceiro estratégico de confiança que satisfaça as suas necessidades específicas de cobertura, funcionalidades adicionais e custos razoáveis.

Formação e sensibilização das equipas

É essencial explicar claramente às suas equipas como utilizar corretamente os cartões e reforçar continuamente procedimentos internos para prevenir o uso indevido ou erros administrativos.

A importância da segurança e conformidade legal

Segundo o Artigo 28.º da Lei n.º 58/2019 (Regime Geral de Proteção de Dados - RGPD), atualizada a 1 de janeiro de 2025, todas as informações geradas por sistemas de gestão de combustível devem ser tratadas em conformidade com normas de proteção de dados pessoais. Ao adotar cartões de combustível, lembre-se que deverá garantir total segurança dos dados pessoais dos motoristas, além de assegurar sistemas necessários para detetar eventuais fraudes ou abusos.

Empresas como a BP Portugal têm desenvolvido soluções tecnológicas com funcionalidades avançadas de segurança como códigos PIN individuais, alertas em tempo-real e bloqueio imediato de uso indevido.

Exemplo de sucesso na adoção dos cartões combustível

A empresa TransEuroCargo, em 2024, implementou cartões de combustível numa frota de 80 camiões. Após um ano, registou uma redução de 15% dos gastos totais com combustíveis graças à gestão integrada e controlo rigoroso de despesas. Além disso, a empresa beneficiou de uma simplificação administrativa significativa e maior segurança nos pagamentos.

Síntese prática e recomendações finais

A adoção de cartões de combustível numa frota grande contribui significativamente para reduzir custos, ganhar eficiência administrativa e implementar um controle rigoroso sobre gastos operacionais. No entanto, é fundamental analisar profundamente as necessidades internas, selecionar criteriosamente o fornecedor e capacitar as suas equipas na utilização adequada das ferramentas.

• Analisar cuidadosamente as necessidades específicas da sua frota e comparar as ofertas de mercado.
• Garantir formação contínua aos colaboradores e implementar procedimentos claros e rigorosos.
• Respeitar integralmente as disposições legais vigentes relacionadas com proteção de dados pessoais e segurança financeira.

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