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Os cartões combustível: as vantagens para empresas

Tempo de leitura: 8 min

Pagar o combustível em qualquer sítio, sem ter que adiantar um cêntimo. É com certeza a principal vantagem do cartão combustível - longe de ser a única. As vantagens dos cartões combustível Pro são numerosas, seja no plano do serviço seja no aspeto prático ou ainda para as poupanças direta ou indiretamente geradas. E, principalmente, a lista dos serviços incluídos no cartão combustível para profissionais não para de crescer; o que torna a vida dos colaboradores em deslocação - e a do contabilista do empregador - ainda mais fácil.

Quais são, atualmente, esses serviços incluídos no cartão combustível? Quais são as vantagens dos cartões combustível Pro ao nível administrativo e da gestão contabilística do combustível, na empresa? Quais são as vantagens económicas diretas e indiretas?

Os serviços incluídos no cartão combustível que fazem a diferença

O primeiro argumento de venda dos cartões combustível, o mais concreto, no imediato, é a lista cada vez mais extensa de serviços associados aos cartões. Serviços disponíveis nas estações de serviço, mas não só.

Uma rede extensa de estações de serviço para nunca ficar a seco

Um dos critérios principais para escolher de entre as várias redes é o número de estações de serviço que aceitam o cartão combustível em causa.

De facto, é deveras irritante ser portador de um cartão que permite pagar o seu combustível e não poder utilizá-lo porque a única estação disponível no trajeto não o aceita!

A boa notícia é que com a diminuição progressiva do número de estações de serviço em França, as empresas petrolíferas e os gigantes da grande distribuição começaram todos a propor cartões combustível multimarcas.

Desde então, raros são os cartões que dão acesso a menos de um milhar de estações de serviço.

E as maiores redes são atualmente europeias, devido a parcerias em cerca de trinta países.

Atestar, mas não só

Nas estações de serviço, o combustível não é o único serviço proposto. E os cartões combustível permitem pagar todos os serviços nas estações de serviço.

Assim, além do combustível, os cartões permitem proceder ao pagamento de:

  • Lavagens de veículo;
  • Listas de manutenção (drenagens, controlos, mudança de filtro, etc.);
  • Qualquer produto vendido nas lojas das estações de serviço.

Um cartão para todas as despesas associadas às deslocações rodoviárias

Finalmente, os cartões combustível permitem pagar prestações também fora das estações de serviço. Uma outra vantagem dos cartões combustível para profissionais é que são criados para pagar todas as despesas associadas às deslocações rodoviárias profissionais.

Desse modo, quase todos os cartões do mercado francês são de facto cartões identificadores que permitem pagar as portagens da autoestrada e passar nos pórticos de teleportagem!

Da mesma forma, quase todas as redes de cartões combustível incluem parcerias com sociedades de parques de estacionamento, com vista a permitir o pagamento do estacionamento em deslocação, nas cidades francesas.

Finalmente, alguns cartões permitem até gerir as coimas aplicadas durante essas deslocações profissionais, o acompanhamento dos processos e da liquidação dessas coimas, diretamente em ligação com a ANTAI. Contudo, não permitem pagar essas coimas porque as mesmas são da responsabilidade do condutor!

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As vantagens dos cartões combustível Pro ao nível administrativo e da gestão

As vantagens dos cartões para profissionais são particularmente interessantes ao nível do conforto da administração e da gestão que oferecem para essa contabilidade de despesa. Essa gestão é simplificada graças a títulos seguros e toda a frota da empresa é monitorizada com ferramentas avançadas.

A gestão simplificada do combustível e das respetivas despesas

A gestão contabilística do combustível na empresa pode ser extremamente pesada ao nível administrativo e contabilístico, além do que o número de veículos e de condutores com o direito de os utilizar em nome da empresa é elevado.

No sistema clássico, as notas de despesas, no estrito formalismo, acompanhadas das faturas e recibos, devem ser sistematicamente emitidas para cada compra de combustível. Ademais, esses comprovativos devem ser conservados pela empresa sem limite de prazo com vista a serem exibidos em caso de fiscalização.

Compilar e examinar todos esses comprovativos para integrá-los na contabilidade da empresa constitui uma tarefa particularmente morosa. Além disso, acresce a essa tarefa que o contabilista da empresa terá que calcular a dedutibilidade do IVA para cada despesa de combustível, em conformidade com regras muito complexas. Para a globalidade desse processo, o direito ao erro não existe: em caso de incumprimento dessas regras, numa única despesa, os controlos fiscais podem ser severos.

Com uma única fatura por mês para todas as transações e todos os cartões da empresa, incluindo o detalhe de quaisquer operações pré-contabilizada, os cartões combustível para profissionais simplificam consideravelmente a gestão administrativa e contabilística.

Título seguro, despesas enquadradas

Uma outra vantagem do cartão combustível Pro é o facto que representa um título de pagamento absolutamente seguro, reservado a um veículo e frequentemente com um código secreto. Cada compra deverá ser validada pela utilização de um código PIN do cartão e do código veículo. As despesas fraudulentas efetuadas por empregados que desejariam inflacionar as suas despesas são quase impossíveis.

Tanto mais que os cartões podem ser diretamente configurados pelo gestor de frota com vista a enquadrar o mais detalhadamente possível o perímetro de utilização do cartão.

Desse modo, é nomeadamente possível, durante um período qualquer, restringir a utilização do cartão:

  • A certos dias da semana;
  • A uma certa faixa horária por dia;
  • A um certo número de utilizações por dia;
  • A um certo tipo de combustível;
  • A um certo tipo de serviços (combustível exclusivamente, exclusão do serviço de portagens, manutenção, lavagem ou compras em loja de estação de serviço);
  • A uma certa zona geográfica.

Além disso, o cartão é protegido contra a perda ou o furto. Em caso de anomalia, um aviso por e-mail é imediatamente enviado e é então possível cancelar o cartão que é substituído num prazo de um dia útil após a declaração de perda ou de furto.

Um verdadeiro sistema de monitorização em tempo real da frota da empresa

O dispositivo é acompanhado de um software de monitorização da frota dos cartões online, em tempo real, que é particularmente útil no caso em que a empresa se vê obrigada a gerir uma frota de veículos alugados a longo prazo.

Cada veículo e cada colaborador autorizado é listado no software, com os direitos e as quilometragens associadas. É possível juntar os contratos de aluguer aos veículos alugados a longo prazo, afetar os veículos a empregados autorizados, cartões a veículos, etc.

E as despesas de combustível não são as únicas envolvidas: qualquer fatura de terceiro associada à gestão da frota poderá ser integrada no software a fim de obter uma vista geral completa dos encargos associados a cada veículo da frota.

E graças aos serviços em conexão, é até possível estar a par da evolução da quilometragem, do consumo de cada veículo da frota e dos hábitos de condução dos colaboradores aos quais esses veículos são confiados!

As vantagens dos cartões combustível empresariais do ponto de vista económico

Apesar de não constituírem as suas vantagens mais expressivas, os cartões combustível para profissionais representam também benefícios económicos significativos.

As despesas adiantadas, não só para o empregado, mas também para a empresa

A principal vantagem económica dos cartões combustível está no facto que permitem um adiantamento das despesas associadas ao combustível e à manutenção do veículo, tanto para o colaborador utilizador do veículo, como para a empresa.

De facto, o colaborador não terá que desembolsar absolutamente nada para pagar as despesas de combustível; só terá que apresentar o seu cartão combustível.

Além disso, caso as despesas sejam pagas após apresentação de fatura mensal e não através de pré-pagamento, a empresa também não terá que adiantar despesa alguma. Esse ponto constitui uma vantagem de caixa tanto quanto considerável que a frota automobilística da empresa é importante.

É, contudo, necessário avisar que alguns fornecedores de cartões combustível exigem à empresa cliente de proceder ao depósito de um certo montante em garantia com vista a beneficiar do que acaba por ser um crédito com taxa zero.

Da poupança no preço do combustível

Com os cartões combustível, o preço de compra do combustível já terá a vantagem de ser totalmente transparente.

No entanto, também poderá ter um benefício ao nível dos preços públicos afixados no posto.

De facto, alguns emissores de cartões combustível garantem ainda um preço após apresentação de fatura mais baixo de alguns cêntimos que os preços no posto de gasolina.

Uma vantagem que representa, com certeza, um valor insignificante por litro de combustível, mas que pode representar várias centenas de euros por mês numa empresa cuja frota e trajetos são importantes.

Da poupança nas despesas de gestão administrativa e contabilística

Finalmente, caracterizando-se como a principal vantagem dos cartões combustível Pro, ao nível financeiro, a facilidade de administração e de gestão contabilística do combustível que proporcionam os cartões combustível permitem realizar uma poupança considerável nas despesas administrativas e contabilísticas.

De facto, estima-se que o dispositivo permite poupar para uma frota de cerca de cinquenta veículos, nunca menos de um dia de trabalho administrativo e contabilístico por mês.
Cada empresa avaliará os preços à hora dos respetivos contabilistas com vista a apreciar a poupança alcançada.

Tanto mais que os cartões combustível têm um custo insignificante: entre 5 e 36 euros por ano e por cartão para as despesas de subscrição.

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