Cartão de combustível ou indemnização por Km? Descubra a opção mais económica!

Na hora de controlar despesas e optimizar custos operacionais, a escolha entre cartões de combustível e indemnização por quilómetro gera muitas dúvidas aos decisores empresariais. Em Portugal, esta decisão implica uma análise criteriosa para garantir eficiência operacional, controlo rigoroso de gastos e conformidade com regulamentações laborais e fiscais.

Neste guia detalhado, encontrará uma comparação prática entre estas opções, considerando vantagens, desvantagens, custos reais e impacto na gestão interna, para que tome uma decisão informada que beneficie o seu negócio a longo prazo.

Entender os conceitos: cartões de combustível e indemnização por quilómetro

Definição e funcionamento dos cartões de combustível

Os cartões de combustível empresariais  são soluções oferecidas por empresas especializadas em gestão de frotas como Galp Frota, BP Plus e Repsol Move. Estes cartões permitem pagar combustíveis, serviços associados como portagens e reparações ligeiras e proporcionam relatórios detalhados sobre consumos.

A empresa define limites de gastos, tipo de combustível autorizado e locais permitidos, tornando a gestão de despesas de transporte em negócios mais transparente e controlável.

Como funciona a indemnização por quilómetro?

A indemnização por km consiste no reembolso de despesas incorridas pelos colaboradores em deslocações profissionais utilizando veículo próprio. De acordo com a Portaria n.º 1553-D/2008 (atualizada pelo Decreto-Lei 106/2024 em janeiro de 2025), o valor da indemnização varia com o número total de quilómetros efetuados mensalmente.

Em 2025, o valor médio praticado é de 0,36 € por quilómetro para veículos automóveis pessoais.

Vantagens e desvantagens para empresas

Benefícios dos cartões de combustível

Entre os principais  benefícios do cartão de combustível para empresas encontram-se o controlo rigoroso das despesas através relatórios precisos e limites pré-estabelecidos, maior eficiência administrativa com a gestão centralizada de faturas e poupança efectiva nas despesas, com descontos negociados diretamente com fornecedores.

Por exemplo, empresas que adotaram esta solução relatam uma economia média até 15% em despesas mensais com combustível.

Limitações das indemnizações por quilómetro

A indemnização por km tem como principais contras complexidade administrativa considerável devido à necessidade constante validação de deslocações efectuadas. Além disso, revela maior dificuldade em controlar custos efetivos relacionados ao consumo real do veículo.

Dados do Caderno Técnico Fiscal (Janeiro 2025) apontam que as empresas gastam em média 12% mais com indemnizações por km do que usando cartões de combustível devido à ausência de controlo efetivo sobre despesas reais.

Comparação prática entre os dois métodos

Análise de custos

Considere o exemplo prático: numa frota empresarial com 20 veículos, rodando 2.000 km mensais cada, o custo médio por km com indemnização (0,36 €) atinge 14.400 € mensais.

Com uso do cartão combustível empresarial, negociando tarifas e beneficiando descontos (aproximadamente 10%), este custo decresce para cerca de 12.960 €, representando uma poupança anual de mais de 17 mil euros.

A tabela comparativa seguinte ilustra claramente estas poupanças:

Impacto na administração interna

Administrativamente, cartões de combustível simplificam relatórios, faturas e processos internos, reduzindo significativamente tempo gasto por equipas financeiras.

Para indemnizações por km, os cálculos manuais e necessidade comprovação constante aumentam carga administrativa, sendo menos eficiente para equipas financeiras e administrativas das empresas.

A Reter

A decisão entre cartão combustível vs indemnização km depende de vários fatores específicos ao contexto da sua empresa: dimensão da frota, volume de deslocações e prioridades nas operações internas.

Em geral, cartões de combustível apresentam vantagens concretas na redução dos custos operacionais, simplificação dos processos administrativos e controlo das despesas efetivas com combustível. Contrariamente, indemnizações por km são úteis pontualmente ou em pequenos negócios sem meios de controlo digitalizados em funcionamento.

• Cartões de combustível: controlo rigoroso dos consumos e custos, eficiência administrativa, possibilidades reais de poupança.
• Indemnização km: flexível e fácil de implementar em situações pontuais, mas administrativamente complexa e mais cara em longo prazo.

O método ideal requer análise cuidadosa das dinâmicas da empresa, considerando objectivos estratégicos financeiros e administrativos.

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