Os cartões combustível empresariais: funcionamento e benefícios

Em oposição ao sistema das notas de despesas, o funcionamento dos cartões de combustível para empresas é concebido para ser o mais simples possível para todos os seus utilizadores, seja o gestor de frota, o profissional itinerante ou o colaborador em viagem de negócios pontual.

No entanto, é necessário dominar corretamente algumas regras para permitir que todos os beneficiários do sistema maximizem as vantagens que os cartões de combustível adaptados ao setor profissional podem oferecer.

Quais são as condições de utilização quotidiana? Em que estações de serviço poderão estes cartões ser usados? Quem pode usá-los e que benefícios concretos oferecem?

Funcionamento dos cartões de combustível empresariais no dia a dia

O funcionamento dos cartões de combustível no quotidiano está sujeito a condições definidas pelo gestor de frota. Essas autorizações determinam os parâmetros de utilização, adaptando-os ao perfil da empresa e dos seus condutores. Assim, é fundamental conhecer em que estações será aceite cada cartão, garantindo que o abastecimento ocorre com plena eficiência.

Além disso, os cartões utilizam tecnologias de segurança evoluídas , como chips com código PIN, o que permite autenticar os utilizadores e restringir o cartão apenas aos colaboradores autorizados. O procedimento de pagamento envolve a inserção do cartão no terminal de pagamento, composição do PIN e, em certos casos, o registo da quilometragem e do identificador do veículo. Estes mecanismos reforçam o controlo e a gestão de combustível empresarial , reduzindo o risco de fraude e melhorando os relatórios financeiros.

Com o aumento da integração tecnológica, muitos cartões estão ligados a sistemas telemáticos que permitem ao gestor monitorizar em tempo real todas as transações de combustível, definir alertas, aceder a relatórios detalhados e até cruzar informação com os dados da manutenção da frota. Todas estas funcionalidades garantem mais transparência e segurança no quotidiano das empresas.

Condições

Qualquer empresa pode beneficiar  dos cartões de combustível — mas o uso é exclusivamente reservado a entidades profissionais, estando interdito aos particulares.
As condições de atribuição e utilização dependem das decisões estratégicas do gestor de frota. Este pode definir critérios de utilização para alinhar a ferramenta com os objetivos de gestão de combustível empresarial e eficiência energética no transporte. Isso inclui, por exemplo:

• Tipo de combustível autorizado (ex: diesel, GPL);
• Serviços suplementares permitidos (manutenção, portagens, estacionamento);
• Zona geográfica de operação;
• Montantes máximos por transação, diário, semanal ou mensal;
• Litros máximos por abastecimento.

Se estes limites forem ultrapassados, o sistema pode bloquear a operação ou simplesmente emitir um alerta ao gestor. Esta estrutura garante uma gestão financeira e ambiental mais rigorosa, apoiando políticas internas de sustentabilidade e poupança.

Extensão da rede das estações, parâmetro essencial do funcionamento adequado dos cartões de combustível empresariais

Contudo, o primeiro elemento que um utilizador deve confirmar antes de qualquer operação, é a aceitação do cartão na estação de serviço pretendida.

As redes de aceitação variam significativamente entre fornecedores: há redes exclusivas de marca e outras multimarcas, com centenas ou milhares de pontos. Existem cartões válidos em ambiente nacional ou também internacionais, especialmente úteis para empresas com operações transfronteiriças. Alguns funcionam exclusivamente em postos automáticos, outros apenas em balcões com assistência, e vários modelos aceitam ambas as opções.

Para facilitar, a maioria dos fornecedores inclui uma aplicação móvel com geolocalização integrada, permitindo ao condutor encontrar rapidamente os postos compatíveis mais próximos e planear rotas otimizadas.

Quais são os beneficiários e para que benefícios?

O funcionamento dos cartões de combustível empresariais proporciona diversos benefícios concretos aos profissionais autorizados.

Os potenciais beneficiários autorizados

Qualquer colaborador autorizado pela empresa pode ser beneficiário de um cartão. Em alguns casos, o cartão está vinculado a um veículo específico; noutras situações ao colaborador; e nalguns casos a uma combinação dos dois. O acesso ao cartão com chip requer conhecimento do código PIN pessoal, o que assegura o controlo de utilização.

Há que considerar ainda que as regras fiscais podem variar consoante o perfil profissional — por exemplo, para cargos de direção executiva ou equipas operacionais, aplicando-se enquadramentos distintos de dedução ou benefícios.

Benefícios dos cartões de combustível empresariais para empregados em deslocação

Para os colaboradores em regime de mobilidade, os cartões de combustível para negócios representam ganhos de comodidade, eficiência e controlo.

• Os profissionais deixam de ter de adiantar dinheiro do próprio bolso para abastecimento;
• A gestão de documentos é simplificada, com emissão de fatura única para toda a frota e todas as despesas incluídas, facilitando a contabilidade interna;
• O cartão permite muito mais do que abastecer: inclui serviços como lavagem automóvel, manutenção programada, portagens, estacionamento em parques parceiros e aquisição de consumíveis (óleos, lâmpadas, ambientadores...);
• O colaborador não desembolsa qualquer montante com estas despesas, que são diretamente imputadas à empresa.

Além disso, graças a soluções flexíveis de abastecimento integradas nos cartões mais modernos, o colaborador pode escolher a estação que mais se adequa à rota ou horário, sem recurso a notas ou justificações, otimizando ainda mais o seu tempo.

Por fim, com alguns cartões empresariais, os preços pagos por litro são inferiores aos preços afixados, graças a programas de descontos por volume ou acordos com redes específicas — mais uma vantagem que soma valor para a empresa e, indiretamente, para o colaborador.

Como escolher o fornecedor certo de cartão de combustível

Com a diversidade de ofertas disponíveis, a escolha do cartão adequado envolve considerar:

• Dimensão da frota: PME, transportadora ou prestadora de serviços móveis têm necessidades diferentes;
• Rede de cobertura: nacional, internacional, multimarcas ou única marca;
• Serviços integrados: manutenção, telemática, relatórios em tempo real;
• Modelos de faturação: com IVA dedutível, desagregado por viatura ou colaborador;
• Recursos digitais: app com geolocalização, gestão online, personalização por utilizador.

Comparar fornecedores é essencial. Um gestor prudente poderá basear a sua decisão na proposta de valor total e nas economias operacionais esperadas.

Gráfico sugerido: Adesão e Economia

Em 2025, 57% das empresas portuguesas com frota utilizavam cartões de combustível, registando-se uma redução média de 15% nos custos relacionados com combustível — dados da APGF. Incluir um gráfico reforçaria a perceção visual desta tendência crescente.

A reter

Os cartões de combustível para empresas são ferramentas sólidas de otimização operacional e financeira . Facilitam a vida dos colaboradores, aumentam a transparência na gestão orçamental e contribuem para práticas mais sustentáveis no transporte. Com tecnologias seguras, rede alargada de aceitação, serviços complementares e vantagens fiscais, são cada vez mais indispensáveis para quem gere frotas e deslocações profissionais.

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