Os cartões combustível empresariais: funcionamento e benefícios

Os cartões combustível empresariais: funcionamento e benefícios

Às antípodes do sistema das notas de despesas, o funcionamento dos cartões combustível para empresas é projetado para ser o mais simples possível para todos os seus utilizadores, o gestor de frota, o profissional itinerante ou em viagem de negócio ocasional.

No entanto, será necessário dominar corretamente algumas regras para permitir que todos os beneficiários do dispositivo tirem proveito das vantagens que trazem os cartões combustível para profissionais.

Quais são as condições de utilização no dia a dia? Em que estações de serviço poderão ser utilizados esses cartões combustível? Quais são os  beneficiários potenciais autorizados dos cartões combustível para profissionais? E quais são os  benefícios que se obtém ao utilizá-los?

Funcionamento dos cartões combustível empresariais no dia a dia

O funcionamento dos cartões combustível no dia a dia é enquadrado por condições que dependem em grande parte das autorizações concedidas pelo gestor de frota. Independentemente dessas condições, saber em que estações os cartões poderão ser utilizados, é um elemento chave para aproveitar as vantagens que procuram.

Condições

Qualquer empresa pode beneficiar dos cartões combustível - mas  não os particulares.
As condições de utilização dos cartões combustível pelo profissional em deslocação dependem essencialmente das escolhas feitas pelo gestor de frota na empresa que as adotou.
Dessa forma, o gestor de frota pode limitar o funcionamento dos cartões combustível empresariais a:

• Um certo tipo de combustível;
• Um certo tipo de serviços, além do pagamento do combustível;
• Uma certa zona geográfica;
• Um certo montante por dia, por semana, por mês ou por transação;
• Um certo número de litros por transação.

O gestor pode escolher a inutilização total do cartão combustível empresarial e por conseguinte, o pagamento das transações caso esses limites sejam ultrapassados, ou mais simplesmente receber um aviso.

Além dessas condições, o utilizador deve garantir:

• O pagamento das transações ao colocar o cartão com banda magnética no leitor do frentista ou diretamente no distribuidor automático de combustível e assinar o recibo;
• Ou compor o seu código PIN para cartões combustível com chip;
• Comunicar o identificador do seu veículo aquando do pagamento;
• E até, para alguns cartões combustível, também a  quilometragem do veículo aquando da transação.

Extensão da rede das estações, parâmetro essencial do funcionamento adequado dos cartões combustível empresariais

Contudo, o primeiro elemento que um utilizador deve verificar antes de qualquer transação a fim de garantir o funcionamento adequado do cartão combustível empresarial que lhe foi confiado, é simplesmente que o cartão será aceite pela estação de serviços onde deseja efetuar essa transação.

As  redes de cartões combustível empresariais diferem de forma significativa de um fornecedor de cartões para o outro, passando de algumas centenas de pontos de venda a vários milhares. Alguns são limitados a uma única marca, outros constituem verdadeiras  redes multimarcas. O funcionamento dos cartões combustível empresariais de alguns emissores estendem-se a vários países europeus, outros estão limitados ao território francês. Alguns cartões combustível funcionam  única e exclusivamente nos postos automáticos, outros somente ao balcão, outros ainda, funcionam tanto nos postos automáticos como ao balcão.

Felizmente,  uma aplicação é geralmente fornecida com os cartões combustível; o que permite ao utilizador de proceder à geolocalização das estações de serviço mais próximas que aceitam o seu cartão combustível.

Quais são os beneficiários e para que benefícios?

O funcionamento dos cartões combustível empresariais consiste numa grande quantidade de vantagens para todos os seus beneficiários autorizados.

Os potenciais beneficiários autorizados

Qualquer colaborador  oriundo de qualquer empresa autorizada pelo gestor de frota pode beneficiar do funcionamento dos cartões combustível empresariais.
Contudo, é necessário ter em atenção o facto que se a maior parte dos cartões são associados a um veículo em vez de um colaborador, alguns podem ser reservados a um profissional ou a uma conjugação veículo identificado + colaborador específico.
Ademais, o funcionamento dos cartões combustível com chip limita evidentemente a respetiva utilização aos colaboradores que  conhecem o código PIN do cartão.
Por fim, regras fiscais diferentes regem os consumos de algumas categorias de profissionais, nomeadamente os quadros dirigentes da empresa.

Benefícios dos cartões combustível empresariais para empregados em deslocação

Os cartões combustível empresariais dispõem de muitas vantagens para os utilizadores:

• A primeira vantagem é que não terão que adiantar mais despesas de combustível durante as suas missões;
• A gestão dos comprovativos é também muito simplificada, o emissor do cartão combustível que envia uma fatura única ao gestor de frota para todas as transações e todos os cartões empresariais;
• O portador de uma cartão combustível pode comprar muito mais do que combustível com o seu cartão: lavagem, listas de manutenção do veículo, portagens, estacionamento na centena de parques parceiros, compras de consumíveis nas lojas das estações de serviço... Não se trata unicamente das despesas de combustível, mas sim da quase totalidade  das despesas de deslocação suportadas pelo cartão e para as quais o colaborador não adiantou um único cêntimo.
• Além disso, com alguns cartões, os preços do combustível pago são  mais baixos do que aqueles afixados no posto de abastecimento. As modalidades variam do forma significativa de um fornecedor de cartões para outro.

No entanto, como essa última vantagem refere-se mais ao gestor de frota, o empregado que deseja que o seu empregador simplifique a gestão das suas deslocações profissionais e das suas numerosas notas de despesa poderá transmitir-lhe um comparativo dos cartões combustível para profissionais.

E aconselhar-lhe, para calcular adequadamente essa  vantagem económica importante que essa solução poderia trazer à empresa, a pedir muitos orçamentos de cartões combustível online.

Por exemplo, ao utilizar serviços online como os da Companeo que permitem pedir com alguns cliques orçamentos por parte dos prestadores em cartões combustível do mercado!