Digitalização dos pagamentos com cartões de combustível

O essencial a reter

• Os cartões de combustível digitais permitem uma gestão centralizada, segura e fiscalmente eficiente dos abastecimentos empresariais.
• O mercado global deverá atingir 109,17 mil milhões de dólares até 2033, com uma taxa de crescimento anual de 4,62%.
• Funcionalidades como integração com ERP, relatórios automáticos e controlo por app são cada vez mais comuns.
• Em Portugal, cerca de um terço do consumo empresarial de combustível já é gerido digitalmente, com benefícios fiscais previstos na Lei n.º 47/2024.
• Desafios como interoperabilidade e segurança de dados persistem, mas estão a ser mitigados com tecnologias como blockchain e telemática.

Cartões de combustível digitais: definição, funcionamento e tipos disponíveis

O que são e como funcionam

Os cartões de combustível digitais são soluções eletrónicas utilizadas por empresas para gerir os gastos com abastecimento de veículos. Substituem os cartões físicos tradicionais e operam através de plataformas online ou aplicações móveis.

Estes cartões permitem que motoristas autorizados realizem pagamentos em postos de abastecimento sem recorrer a numerário ou cartões bancários pessoais, assegurando rastreabilidade e controlo centralizado.

Estes sistemas digitais integram-se com software de gestão empresarial, como ERP e plataformas de gestão de frotas, permitindo a emissão automática de faturas eletrónicas com validade fiscal. A digitalização facilita a dedução do IVA e a conformidade com a legislação em vigor, nomeadamente a Lei n.º 47/2024.

Tipos de cartões digitais disponíveis

O mercado oferece várias tipologias de cartões de combustível digitais, adaptadas a diferentes perfis de consumo e necessidades operacionais.  A escolha do tipo adequado depende do número de veículos, frequência de abastecimento e objetivos de controlo financeiro.

• Cartões pré-pagos: carregados com um montante fixo, ideais para empresas que pretendem limitar os gastos por colaborador ou veículo.
• Cartões pós-pagos: permitem acumular despesas ao longo do mês, com pagamento consolidado no final do período.
• Cartões híbridos: combinam funcionalidades pré e pós-pagas, oferecendo flexibilidade na gestão de limites e prazos.
• Cartões para frotas comerciais: otimizados para empresas com múltiplos veículos , com funcionalidades como rastreamento e controlo por motorista.
• Cartões integrados com ERP: sincronizam automaticamente os dados de consumo com os sistemas de contabilidade e gestão.

Funcionalidades e vantagens operacionais

Gestão eficiente e controlo em tempo real

Os cartões de combustível digitais oferecem funcionalidades que melhoram significativamente a eficiência operacional. A monitorização em tempo real permite acompanhar cada transação, definir limites personalizados por utilizador e receber alertas de uso indevido. Esta visibilidade contribui para a redução de fraudes e desvios, ao mesmo tempo que simplifica a gestão de despesas.

Empresas com frotas dispersas beneficiam da integração com sistemas de geolocalização e telemática, que cruzam dados de consumo com trajetos, velocidade e comportamento de condução. Esta análise permite identificar padrões de desperdício, otimizar rotas e reduzir custos com manutenção.

Conformidade fiscal e automatização de processos

A digitalização dos cartões de combustível facilita a conformidade com as obrigações fiscais. As transações são automaticamente registadas e documentadas, com emissão de faturas eletrónicas válidas para dedução de IVA. Em Portugal, a Lei n.º 47/2024 estabelece os requisitos legais para a dedução fiscal, incluindo a associação das despesas a veículos registados e a emissão de faturas em nome da empresa.

Além disso, a integração com software de contabilidade permite a exportação automática de dados, simplificando auditorias e declarações fiscais. Esta automatização reduz o risco de erros e liberta recursos administrativos.

Desafios da digitalização e soluções tecnológicas

Segurança da informação e privacidade

Um dos principais desafios na adoção de cartões digitais é a segurança dos dados. A utilização de dispositivos móveis e múltiplos utilizadores aumenta o risco de acessos não autorizados. Para mitigar este risco, os fornecedores implementam autenticação multifator, encriptação de dados e conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

Além disso, a gestão da privacidade dos motoristas, nomeadamente no que respeita à geolocalização, exige políticas claras e consentimento informado. A transparência na utilização dos dados é essencial para garantir a confiança dos colaboradores.

Interoperabilidade e curva de aprendizagem

Outro obstáculo frequente é a compatibilidade entre os cartões digitais e os sistemas de gestão utilizados pelas empresas. Nem todas as soluções oferecem integração nativa com ERP, CRM ou plataformas de gestão de frotas. A escolha de fornecedores com APIs abertas e suporte técnico especializado pode facilitar este processo.

A adoção de novas tecnologias implica também uma curva de aprendizagem. A formação dos utilizadores e a adaptação dos processos internos são etapas fundamentais para garantir uma transição eficaz e sem disrupções operacionais.

Inovações recentes e tendências tecnológicas

Funcionalidades avançadas em expansão

Os cartões de combustível digitais mais recentes incorporam funcionalidades que vão além do pagamento. Empresas como Edenred e Alelo disponibilizam soluções com cashback, controlo por app, rastreamento individual de veículos e definição de limites por motorista. Estas funcionalidades aumentam a flexibilidade e permitem uma gestão mais granular das despesas.

Aplicações móveis permitem gerir os cartões em tempo real, ajustar limites, consultar relatórios e receber notificações de uso fora do padrão. A integração com telemática permite cruzar dados de condução com consumo de combustível, otimizando a operação da frota.

Integração com tecnologias emergentes

A evolução tecnológica está a transformar o setor. A integração com blockchain reforça a segurança e a rastreabilidade das transações, enquanto a inteligência artificial permite análises preditivas de consumo e manutenção. A Internet das Coisas (IoT) possibilita a monitorização em tempo real do desempenho dos veículos, contribuindo para decisões mais informadas.

Pagamentos móveis e carteiras digitais estão a ganhar espaço nos postos de abastecimento, tornando os cartões físicos cada vez menos relevantes. A automatização fiscal, com integração direta com sistemas de contabilidade, é outra tendência em crescimento.

Comparação de fornecedores e funcionalidades

FAQ

O que são cartões de combustível digitais?
São meios de pagamento eletrónico utilizados por empresas para gerir os gastos com abastecimento. Funcionam através de plataformas digitais, permitindo controlo em tempo real, emissão de faturas eletrónicas e integração com sistemas de gestão.

Quais as diferenças entre os tipos de cartões disponíveis?
Os cartões pré-pagos exigem carregamento antecipado; os pós-pagos acumulam despesas e são pagos no final do mês; os híbridos combinam ambas as modalidades. Existem ainda cartões específicos para frotas comerciais e cartões integrados com ERP.

Onde posso adquirir cartões de combustível digitais?
Empresas como Edenred, Alelo, BP Portugal e Galp Frota oferecem soluções digitais com diferentes funcionalidades. A subscrição pode ser feita online , mediante envio de documentação e validação fiscal.

Quais os benefícios fiscais associados?
Em Portugal, os cartões digitais permitem dedução do IVA, desde que as transações estejam documentadas com faturas eletrónicas emitidas em nome da empresa e associadas a veículos registados, conforme a Lei n.º 47/2024.

Como melhoram a eficiência operacional?
Eliminam processos manuais, reduzem fraudes e permitem análise detalhada de consumo. A integração com software de gestão e a utilização de apps móveis aumentam a agilidade e a capacidade de resposta.

Qual o custo dos cartões digitais?
Os custos variam consoante o fornecedor e o plano escolhido. Algumas soluções cobram mensalidades por cartão ativo, enquanto outras aplicam comissões por transação. É recomendável comparar funcionalidades e custos antes de subscrever.

Existem apps que substituem os cartões físicos?
Sim. Aplicações móveis permitem gerir abastecimentos, definir limites e consultar relatórios, substituindo a necessidade de cartões físicos. Estas apps estão integradas com os sistemas dos fornecedores e com os postos de abastecimento aderentes.

Quais os melhores cartões para pequenas empresas?
Cartões pré-pagos ou híbridos com apps móveis são ideais para pequenas empresas, pois oferecem controlo de despesas, facilidade de gestão e custos reduzidos. A escolha deve considerar o número de veículos e a frequência de abastecimento.