Como migrar do sistema de contabilidade tradicional para a nuvem passo a passo ?

A migração da contabilidade tradicional para um  sistema de contabilidade na nuvem representa uma mudança significativa na otimização da gestão financeira das empresas portuguesas. Segundo dados publicados pela IDC Portugal, cerca de 64% das empresas nacionais já migraram ou planeiam migrar os seus sistemas contabilísticos para soluções em cloud, de forma a melhorar a eficiência e reduzir custos operacionais.

A complexidade e limitação dos sistemas tradicionais, baseados em software instalado localmente e gestão manual, têm levado muitas empresas a procurar alternativas mais dinâmicas e flexíveis.

Neste guia, abordaremos as principais etapas necessárias para concretizar uma migração eficiente da contabilidade tradicional para a nuvem. Destacaremos ainda as vantagens concretas que as empresas em Portugal podem alcançar, como maior acessibilidade, segurança reforçada, colaboração facilitada entre equipas internas e externas e uma significativa economia de custos.

Vantagens concretas da migração para sistemas contabilísticos na nuvem

Migrar para um sistema contabilístico baseado na nuvem traz consigo inúmeros benefícios tangíveis às empresas portuguesas. Entre as vantagens mais importantes destacam-se:

• Acesso remoto e tempo real: permite o acesso imediato às contas e relatórios financeiros a qualquer hora e lugar, facilitando decisões em tempo real.
• Custo reduzido e previsível de TI: sem necessidade de aquisição de hardware e de licenças caras; geralmente paga-se apenas uma taxa mensal fixa.
• Maior segurança dos dados: a proteção fornecida por fornecedores certificados permite backups automáticos e recuperação rápida em caso de incidentes.

Passos essenciais para uma migração de contabilidade tradicional para nuvem eficaz

1. Avaliação inicial das necessidades da empresa

A primeira etapa, e talvez a mais determinante, é avaliar em profundidade as necessidades atuais e futuras da empresa, considerando dimensões, volume de negócio, recursos humanos e processos financeiros internos.

2. Escolha da plataforma adequada

É aconselhável analisar cuidadosamente as ofertas de soluções disponíveis, como a TOConline da Ordem dos Contabilistas Certificados, Primavera ERP Cloud, PHC Go ou Sage Cloud faturação e contabilidade. Estas plataformas diferem em preços, funcionalidades, escalabilidade e facilidade de uso.

3. Planeamento e execução da migração de dados

Deve-se realizar uma transferência cuidada da informação contabilística histórica e atual para a nova plataforma. Recomenda-se consultar especialistas técnicos e alinhar as equipas para evitar perdas ou atrasos neste processo crítico.

4. Formação das equipas internas

É essencial assegurar a formação e adaptação adequada das equipas à nova solução, para evitar erros, otimizar a utilização do software e maximizar a sua eficiência.

Custos e considerações financeiras da migração

A implementação de softwares contabilísticos cloud em Portugal situam-se normalmente entre 20€ e 199€ por mês, dependendo do número de recursos, funcionalidades contratadas e volume de utilizadores (dados recolhidos diretamente das plataformas Primavera ERP Cloud e PHC Go). É crucial verificar a clareza e transparência destes custos diretos e indiretos, garantindo assim uma gestão orçamental ajustada à realidade da empresa.

O que diz a regulamentação fiscal portuguesa sobre a contabilidade na nuvem?

De acordo com o Artigo 123.º do Código do IRC, as empresas são obrigadas a garantir o armazenamento seguro e permanente dos ficheiros contabilísticos durante pelo menos 10 anos. Os sistemas cloud autorizados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) atendem geralmente a estes requisitos legais, mas será sempre imprescindível confirmar diretamente com o fornecedor que a solução cumpre todos os critérios exigidos pela AT (Portal das Finanças, 2025).

Tabela comparativa das principais soluções na nuvem em Portugal

Sugestões práticas para um processo de migração suave e bem sucedido

Um processo eficaz requer planeamento rigoroso e comunicação aberta. A experiência da transportadora nacional Luís Simões, que em finais de 2024 migrou a sua contabilidade tradicional para a solução da Primavera ERP Cloud, é um exemplo claro: conseguiu poupanças operacionais de cerca de 15% no primeiro semestre de utilização. Este caso enfatiza a importância da escolha cuidada do fornecedor e do planeamento detalhado das etapas anteriores à transição.

Síntese e recomendações finais

Migrar para um sistema de contabilidade na nuvem constitui um avanço estratégico significativo para as empresas portuguesas, promovendo eficiência, redução de custos e segurança. Para garantir sucesso neste processo, avalie criteriosamente a plataforma selecionada, planeie detalhadamente cada etapa de implementação e assegure formação completa aos colaboradores. Não hesite em consultar especialistas credenciados e aproveitar comparadores gratuitos como Companeo.com para encontrar a solução mais adaptada às suas necessidades financeiras e operacionais.

• Identifique claramente as suas necessidades operacionais e financeiras antes de iniciar a migração.
• Planeie em antecipação o processo de migração e formação dos colaboradores.
• Selecione um fornecedor autorizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira.

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