Contabilidade digital: como modernizar sua gestão

O essencial a reter

• Mais de 55% das empresas portuguesas já utilizam software de contabilidade digital, segundo o INE (2025).
• A adoção de contabilidade digital exige análise prévia das necessidades e objetivos financeiros da organização.
• Softwares certificados como Sage, PHC Software e Primavera BSS asseguram conformidade legal e proteção de dados.
• A digitalização documental e a formação interna são etapas fundamentais para uma transição eficaz.
• O mercado português prevê mais de 1 mil milhão de euros em investimentos em soluções cloud até 2026.
• Funcionalidades como blockchain e automação estão a redefinir a contabilidade digital nas empresas.

Contabilidade digital: definição, contexto e impacto nas empresas

A contabilidade digital  corresponde à gestão financeira realizada através de plataformas tecnológicas que substituem os processos manuais por fluxos automatizados e integrados. Esta abordagem permite às empresas aceder a dados em tempo real, reduzir erros operacionais e garantir conformidade com a legislação fiscal em vigor.

Em Portugal, o ambiente digital está consolidado: 89% da população utiliza a internet e 72% está ativa nas redes sociais, segundo o DataReportal 2025. Este contexto favorece a adoção de soluções digitais, incluindo a contabilidade online.

O Instituto Nacional de Estatística (INE) indica que mais de 55% das empresas já utilizam software de contabilidade digital, refletindo uma tendência crescente de modernização dos processos financeiros.

Além da eficiência operacional, a contabilidade digital permite uma gestão mais estratégica dos recursos, com acesso a relatórios financeiros atualizados, integração com sistemas ERP e automatização de tarefas repetitivas. A obrigatoriedade legal de utilização de software certificado, conforme o Decreto-Lei n.º 28/2019, reforça a necessidade de adoção destas soluções.

Como iniciar a contabilidade digital na empresa: etapas essenciais

1. Avaliação das necessidades e definição de objetivos

O primeiro passo para iniciar a contabilidade digital numa empresa consiste na análise detalhada das necessidades internas. Esta avaliação deve considerar o volume de documentos processados, o número de utilizadores que necessitam de acesso ao sistema e os fluxos de trabalho entre departamentos financeiros, administrativos e parceiros externos.

É igualmente importante definir objetivos concretos, como a redução de custos operacionais, a melhoria da rastreabilidade de transações, a automatização de tarefas e o reforço do controlo financeiro. Estes objetivos orientam a escolha da solução tecnológica mais adequada.

2. Escolha do software de contabilidade digital

O mercado português oferece diversas soluções de contabilidade digital adaptadas a diferentes perfis empresariais. Entre as mais utilizadas estão Primavera BSS, PHC Software e Sage. Estas plataformas disponibilizam funcionalidades como emissão de faturas eletrónicas, reconciliação bancária automática, dashboards financeiros e integração com sistemas ERP.

Segundo dados de 2025, os preços variam consoante a complexidade da solução. A Sage oferece planos a partir de 25 € mensais, enquanto a PHC Software pode atingir os 350 €/mês em soluções para grandes empresas. A escolha deve considerar escalabilidade, suporte técnico, conformidade legal e facilidade de integração.

3. Garantia de conformidade legal e segurança da informação

O enquadramento legal português exige que os registos contabilísticos digitais cumpram critérios de integridade, autenticidade e inalterabilidade. O Artigo 123.º do Código do IRS, atualizado em 2025, reforça a obrigatoriedade de utilização de software certificado pela Autoridade Tributária.

Além da conformidade fiscal, a segurança da informação é um fator crítico. As plataformas devem oferecer autenticação multifatorial, encriptação de dados, backups automáticos e armazenamento em cloud com certificação ISO/IEC 27001. Estas medidas reduzem o risco de perda de dados e acessos não autorizados.

4. Digitalização documental e integração com o gabinete de contabilidade

A transição para a contabilidade digital implica a digitalização de documentos históricos e a sua correta categorização. Esta etapa é essencial para garantir a continuidade dos registos e a integridade da informação financeira. A colaboração com o gabinete de contabilidade é fundamental para validar os dados migrados e assegurar a compatibilidade entre sistemas.

Empresas como a Papersoft Portugal e a SoftExpert oferecem soluções específicas para digitalização documental, com custos de implementação entre 500 € e 2 000 €, dependendo da dimensão da empresa. Estas ferramentas permitem indexação automática, reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e integração com plataformas de contabilidade digital.

5. Formação da equipa e implementação do sistema

Uma implementação eficaz depende da capacitação dos colaboradores. A formação deve abranger o uso técnico da plataforma, boas práticas de gestão financeira digital, segurança da informação e interpretação de relatórios em tempo real.

O Grupo Nabeiro, por exemplo, implementou em 2024 um plano de formação interna que resultou num aumento de 35% na produtividade administrativa após a adoção da contabilidade digital. Este tipo de investimento em capital humano é determinante para maximizar os benefícios da transformação digital.

FAQ – Perguntas frequentes sobre contabilidade digital

1 - O que é contabilidade digital?

Contabilidade digital é a gestão financeira realizada através de plataformas tecnológicas que automatizam tarefas como emissão de faturas, reconciliação bancária e geração de relatórios. Permite acesso em tempo real, maior precisão e integração com outros sistemas empresariais.

2 - Quais os principais benefícios da contabilidade digital?

Os principais benefícios incluem eficiência operacional, redução de custos administrativos, conformidade fiscal automatizada, acesso a relatórios em tempo real e melhoria da rastreabilidade de transações. A automatização liberta recursos para atividades de maior valor acrescentado.

3 - É obrigatório utilizar software certificado em Portugal?

Sim. O Decreto-Lei n.º 28/2019 e o Código do IRS exigem que todas as empresas que emitem faturas ou mantêm registos contabilísticos utilizem software certificado pela Autoridade Tributária. A não conformidade pode resultar em coimas e sanções legais.

4 - Quanto custa implementar uma solução de contabilidade digital?

O custo depende da dimensão da empresa, número de utilizadores e funcionalidades desejadas. Soluções básicas começam nos 20 € a 25 € mensais, enquanto plataformas mais completas podem atingir os 350 €/mês. Acrescem custos de digitalização documental e formação interna.

5 - Como garantir a segurança dos dados financeiros?

A segurança deve ser assegurada com autenticação multifatorial, encriptação de dados, backups automáticos e armazenamento em cloud com certificações internacionais. A formação em cibersegurança e a escolha de fornecedores certificados são igualmente essenciais.

Próximos passos para digitalizar a contabilidade da empresa

Iniciar a contabilidade digital numa empresa representa uma evolução estratégica que melhora a eficiência, a conformidade e a competitividade. A adoção de soluções digitais deve ser acompanhada por uma análise rigorosa das necessidades, escolha criteriosa de software, atenção à legislação vigente e investimento na formação da equipa.

Com o crescimento do mercado cloud e a integração de tecnologias como blockchain, a contabilidade digital posiciona-se como um pilar fundamental da modernização empresarial. A preparação adequada e a escolha de parceiros tecnológicos fiáveis são determinantes para uma transição bem-sucedida.