Como mudar de software de contabilidade com segurança

Migrar para um novo software de contabilidade pode ser um desafio significativo para muitas empresas, especialmente quando há receio sobre a integridade e segurança dos dados contabilísticos essenciais. De acordo com um estudo da Deloitte Portugal, publicado em fevereiro de 2025, 65% das empresas têm preocupação sobre potenciais perdas de informação durante processos de migração de softwares.

Neste guia abrangente, apresentaremos as melhores práticas que vão garantir que a sua empresa consiga realizar a transição para um novo software de contabilidade sem perigo de perda de dados ou exposição de informações sensíveis.

Preparativos para a migração de software

Avaliação das necessidades e escolha do software

Para garantir uma transição fluida, é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades específicas do seu negócio. Analise as funcionalidades requeridas — como faturação, controlo bancário, gestão das obrigações fiscais e relatórios financeiros.

Em março de 2025, softwares populares como o Primavera BSS custam entre 30€ e 150€ mensais por utilizador, dependendo do plano escolhido (dados oficiais Primavera Software Portugal).

Uma tabela comparativa que inclua funcionalidades, custos e o suporte prestado facilitará a tomada de decisão, garantindo que a escolha do software contábil corresponda às suas expectativas e necessidades empresariais.

Planeamento da migração de dados

A elaboração de um plano detalhado é essencial, devendo incluir um cronograma preciso, verificação exaustiva dos dados a migrar e definição clara das responsabilidades.

Planifique com pelo menos três meses de antecedência, atribuindo prazos concretos para cada etapa e identificando os dados que serão transferidos. Segundo normas recomendadas pelo Instituto Superior Técnico (IST) em junho de 2025, este planeamento cuidadoso é crítico para garantir a integridade dos dados.

Formação da equipa de migração

É fundamental designar uma equipa interna qualificada e formada especificamente para gerenciar o processo de migração. Esta equipa precisará de formação específica sobre o novo software, domínio das práticas de migração e capacidade para gerir situações imprevistas.

Organizações como a Ordem dos Contabilistas Certificados disponibilizam frequentemente formações específicas em migração de sistemas de contabilidade para apoiar os contabilistas durante estas transições.

Processo de migração de dados

Backup dos dados existentes

Antes de iniciar qualquer migração, realize obrigatoriamente um backup completo dos dados contabilísticos existentes, armazenando uma cópia segura numa solução confiável como armazenamento na cloud ou numa infraestrutura de armazenamento offline.

Esta ação de segurança de dados protege-o eficazmente de perdas inesperadas durante o processo, conforme recomendado pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) em janeiro de 2025.

Verificação de compatibilidade de dados

A verificação rigorosa da compatibilidade dos dados existentes com o novo software evita surpresas negativas. Utilize ferramentas específicas e consultas de compatibilidade no próprio software novo, garantindo que não haverá conflitos nos formatos e tipos de informação.

Por exemplo, em 2025, empresas como Sage Portugal disponibilizam ferramentas automáticas e profissionais dedicados a auxiliar na verificação desta compatibilidade.

Teste de migração e ajustes necessários

Realize previamente uma migração teste de amostras representativas dos dados para o novo sistema. Ao analisar minuciosamente essa etapa teste, consegue detetar e resolver problemas potenciais, evitando impactos negativos durante a migração real.

Empresas como a Luz Informática realizaram, em março de 2025, migrações teste, tendo ajustado previamente o seu sistema sem qualquer interrupção das operações contabilísticas cotidianas.

Segurança durante a migração

Proteção de dados sensíveis

A proteção dos dados contabilísticos é crucial, exigindo a implementação de medidas de segurança que respeitem plenamente os requisitos do RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados, Regulamento UE 2016/679). Além de encriptação e acesso restrito, certifique-se que todos os intervenientes tenham conhecimento dos compromissos legais e éticos sobre proteção de dados sensíveis durante o processo.

Segurança na web durante a migração

Muitos softwares contábeis contemporâneos utilizam interfaces web para migrar os dados. Assegure-se que todas as ligações sejam através de protocolos HTTPS seguros, que os acessos sejam autenticados com autenticação multifatorial (MFA) e as redes utilizadas tenham monitorização ativa para prevenir tentativas de acesso não autorizado durante a transferência dos dados.

Monitoramento contínuo do processo

Estabeleça uma estratégia clara e proativa para monitorizar constantemente o processo de migração, garantindo que os dados permaneçam seguros em cada ponto do processo. Monitorize comunicação, alertas automaticamente lançados pelo software e supervisão direta da equipa responsável para prevenir e resolver imediatamente qualquer incidente inesperado.

A reter

Migrar dados contabilísticos para um novo software pode ser um procedimento complexo, mas realizável de forma segura e estruturada seguindo as etapas adequadas.

Avalie minuciosamente as necessidades do seu negócio, selecione criteriosamente o software adequado e siga rigorosamente as boas práticas definidas. Garanta ainda formação adequada da equipa envolvida, backups frequentes, verificação técnica preliminar e testes prévios de migração.

Nunca descure aspetos críticos como segurança de dados e segurança na web, sempre contemplando soluções atualizadas às diretrizes legais vigentes (RGPD e recomendações da CNPD Portugal). Ao seguir esses passos detalhados, a sua empresa garantirá uma migração fluida, eficiente e totalmente segura.

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