E-fatura : porquê é essencial no seu software contabilidade?

O que deve reter

• O uso de software de contabilidade certificado em Portugal é obrigatório para empresas com contabilidade organizada e sujeitas a IVA.
• Funcionalidades como ATCUD, QR Code, exportação SAF-T (PT) e bloqueio de alterações são requisitos legais em vigor.
• Os preços variam entre 100€ e 2.000€ por ano, consoante o tipo de software, funcionalidades e dimensão da empresa.
• Softwares certificados aumentam a eficiência, reduzem erros e facilitam auditorias fiscais e conformidade com a Autoridade Tributária.
• Alternativas digitais às caixas registadoras, como software POS cloud e aplicações móveis, são legais e viáveis para pequenos negócios.
• A partir de 2026, será obrigatória a assinatura digital qualificada em faturas eletrónicas, no âmbito da harmonização fiscal europeia.

O que é software de contabilidade certificado e porquê

O software de contabilidade certificado em Portugal é uma aplicação informática aprovada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), concebida para garantir a conformidade legal na emissão de faturas eletrónicas . Este tipo de software assegura a integridade, autenticidade e rastreabilidade dos documentos fiscais, impedindo alterações após a sua emissão.

Nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, atualizado em 2025, todas as empresas com contabilidade organizada e sujeitas a IVA devem utilizar programas de faturação certificados. A certificação permite à AT validar os dados emitidos, através de mecanismos como o ficheiro SAF-T (PT), o QR Code e o código ATCUD.

Consequências do uso de software não certificado

Empresas que utilizem software não certificado incorrem em coimas entre 375€ e 18.750€, conforme o Regime Geral das Infrações Tributárias. Além disso, a validade das faturas pode ser comprometida, dificultando auditorias e aumentando o risco de penalizações fiscais. A conformidade com os requisitos legais é, por isso, essencial para garantir segurança jurídica e operacional.

Substituição das caixas registadoras por software POS

As tradicionais caixas registadoras estão a ser progressivamente substituídas por soluções digitais, como software POS certificado . Estas ferramentas permitem emitir faturas legalmente válidas, gerir inventário e processar pagamentos em tempo real. A sua adoção é especialmente relevante para microempresas e negócios com operações móveis ou descentralizadas.

Funcionalidades obrigatórias e evolução legal

Desde 2021, os softwares de contabilidade certificados devem incluir funcionalidades específicas para garantir a conformidade com as normas fiscais portuguesas. Estas exigências foram reforçadas com a entrada em vigor da Diretiva UE 2024/74, que estabelece requisitos técnicos comuns para todos os Estados-Membros até 2027.

Funcionalidades exigidas por lei

Os programas de faturação certificados devem incluir:

• Geração automática do ATCUD (Código Único do Documento).
• Incorporação de QR Code em todas as faturas emitidas.
• Exportação de dados em formato SAF-T (PT), compatível com o Portal das Finanças.
• Bloqueio de alterações após a emissão do documento fiscal.
• Encriptação de dados sensíveis para garantir segurança e integridade.

A partir de 1 de janeiro de 2026, será obrigatória a assinatura digital qualificada em todas as faturas eletrónicas. Até essa data, as faturas em PDF continuam a ser aceites, conforme previsto no Orçamento do Estado para 2025.

Impacto da harmonização fiscal europeia

A harmonização fiscal europeia visa combater a fraude e promover a transparência. Em Portugal, a transição está a ser feita de forma faseada, com prazos alargados para adaptação das empresas. A obrigatoriedade da assinatura digital e a uniformização dos ficheiros SAF-T são medidas que alinham o país com as normas comunitárias.

Como escolher um software de contabilidade certificado

A escolha de um software de contabilidade certificado deve considerar critérios técnicos, operacionais e financeiros. A compatibilidade com sistemas existentes, a facilidade de utilização e a qualidade do suporte técnico são fatores determinantes para uma implementação eficaz.

Critérios de seleção recomendados

Empresas devem avaliar:

• Compatibilidade com ERP, CRM, plataformas de e-commerce e sistemas POS.
• Interface intuitiva e curva de aprendizagem reduzida.
• Suporte técnico especializado  em português.
• Certificação oficial pela Autoridade Tributária.
• Modelos de licenciamento transparentes, sem custos ocultos.

Adicionalmente, é recomendável testar versões demo, consultar avaliações de utilizadores e solicitar orçamentos personalizados.

Comparação de softwares certificados em Portugal

Softwares para pequenas empresas e setores específicos

Pequenas empresas e negócios em setores como restauração, retalho ou serviços beneficiam de soluções mais simples e económicas. Estas ferramentas oferecem funcionalidades essenciais, com interfaces intuitivas e conformidade legal garantida.

A flexibilidade de modelos cloud e POS móveis permite uma gestão mais ágil, especialmente para empresas com equipas reduzidas ou operações descentralizadas.

Alternativas digitais às caixas registadoras

Com a digitalização dos processos fiscais, as caixas registadoras físicas estão a ser substituídas por soluções digitais. Aplicações móveis e plataformas cloud funcionam como software POS, permitindo emitir faturas certificadas, gerir inventário e processar pagamentos em tempo real. Estas soluções são particularmente úteis para negócios móveis, restauração e retalho.

Exemplos de soluções POS certificadas

• Moloni POS: ideal para microempresas com necessidade de mobilidade.
• Vendus: POS completo para restauração e retalho, com gestão de stock.
• POS Cloud: alternativa digital a caixas registadoras físicas, com integração com terminais de pagamento.

FAQ

1. O que é um software de contabilidade certificado em Portugal?

É um programa informático aprovado pela Autoridade Tributária que permite emitir faturas eletrónicas em conformidade com a legislação fiscal portuguesa. Inclui funcionalidades como ATCUD, QR Code e exportação SAF-T (PT). A sua utilização é obrigatória para empresas com contabilidade organizada e sujeitas a IVA.

2. Como escolher o melhor software para pequenas empresas?

Empresas de menor dimensão devem priorizar soluções simples, com funcionalidades essenciais e custo acessível. É importante verificar se o software inclui ATCUD, QR Code, exportação SAF-T e se permite integração com POS ou terminais de pagamento. Testar versões demo e garantir suporte técnico em português são passos recomendados.

3. Quais são os fornecedores mais confiáveis de software certificado em Portugal?

Entre os fornecedores mais reconhecidos estão Sage, Primavera BSS, PHC Software, Moloni, InvoiceXpress e Vendus. A escolha ideal depende do setor de atividade, volume de faturação e necessidade de integração com outros sistemas.

4. Existem aplicações que substituem caixas registadoras físicas?

Sim. Soluções como Vendus, POS Cloud e Moloni POS funcionam como alternativas digitais às caixas registadoras tradicionais. Estas aplicações permitem emitir faturas certificadas, gerir inventário, processar pagamentos e manter conformidade com a legislação fiscal.

5. Qual o impacto da harmonização fiscal europeia nos softwares certificados?

A harmonização fiscal europeia impõe novos requisitos técnicos, como a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada a partir de 2026. Esta medida visa uniformizar os sistemas de faturação nos Estados-Membros e aumentar a transparência fiscal. Os softwares certificados estão a adaptar-se progressivamente, com atualizações que garantem conformidade com as novas normas.

Próximos passos para garantir conformidade e eficiência

Empresas que pretendem manter-se em conformidade com a legislação fiscal portuguesa devem investir num software de contabilidade certificado adaptado às suas necessidades. A escolha adequada contribui para uma gestão mais eficiente, segura e preparada para os desafios da digitalização fiscal.

Recomenda-se comparar funcionalidades, solicitar orçamentos personalizados e consultar especialistas em contabilidade digital. A adoção de soluções compatíveis com os requisitos legais atuais e futuros é um passo essencial para a sustentabilidade e competitividade empresarial.