A importância da certificação E-fatura nos softwares de contabilidade em Portugal

A certificação E-fatura dos softwares de contabilidade em Portugal é essencial para garantir a conformidade fiscal das empresas e assegurar a comunicação adequada com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). De acordo com dados publicados pela AT em janeiro de 2025, cerca de 92% das empresas portuguesas já utilizam softwares certificados para emitir faturas eletrónicas no cumprimento das obrigações legais.

Contudo, escolher o software adequado pode apresentar desafios significativos, especialmente devido às constantes atualizações legais e tecnológicas.

Este guia aborda os principais pontos a considerar sobre a certificação E-fatura nos softwares de contabilidade em Portugal, detalhando obrigatoriedades legais, vantagens e critérios para a seleção da solução mais adequada à sua empresa, fornecendo informações práticas e recomendações claras.

O que implica a certificação E-fatura nos softwares de contabilidade em Portugal?

A certificação de softwares de contabilidade no âmbito E-fatura é uma obrigação imposta pelo Artigo 123.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, atualizado a 1 de janeiro de 2025. De acordo com o Portal das Finanças, esta certificação implica que o software utilizado deve garantir:

• Integridade das faturas emitidas, impedindo qualquer modificação após emissão;
• Exportação adequada dos dados através do ficheiro SAF-T PT;
• Encriptação segura de informação sensível.

Uma empresa que utilize softwares não certificados incorre em infrações fiscais, sujeitando-se a coimas que, segundo o artigo 129.º do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) atualizado em janeiro de 2025, podem atingir valores entre €375 e €18.750 dependendo da dimensão e gravidade da infração fiscal.

Quais são os benefícios dos softwares certificados E-fatura?

Além da conformidade legal obrigatória, existem vantagens práticas substanciais ao escolher softwares certificados para a contabilidade empresarial:

• Automatização eficaz: eliminação de processos manuais na emissão e armazenamento de documentos financeiros.
• Minimização de erros fiscais: devido às verificações automáticas e à integração direta com sistemas da AT.
• Atualizações legais contínuas: os softwares certificados são regularmente atualizados em conformidade com alterações legislativas e fiscais, como mencionado no site oficial e-fatura.gov.pt (última atualização, janeiro 2025).

Critérios fundamentais na escolha do software certificado E-fatura

Para selecionar uma solução adequada, as empresas devem atender a critérios rigorosos, tais como:

Compatibilidade e integração com sistemas existentes

Verifique se o software é compatível com os sistemas ERP ou CRM existentes. Sistemas populares como Sage Contabilidade, Primavera Software ou PHC CSP têm grande aceitação no mercado nacional e boa compatibilidade com diversas plataformas empresariais.

Facilidade de utilização e apoio ao cliente

Consulte as revisões de utilizadores profissionais para garantir que o software seja intuitivo e apresente um apoio disponível e eficiente, fundamental em caso de dúvidas técnicas ou dificuldades operacionais.

Custos transparentes e orçamento adequado

Considere passíveis custos adicionais: atualização, manutenção ou licenças extra. Segundo estimativas de mercado em março de 2025, os preços dos softwares de contabilidade certificados em Portugal variam entre 100€ e 500€ anuais para pequenas empresas até soluções acima dos 1.500€ por ano para grandes entidades empresariais (fonte: portalCompar.pt).

Comparação de soluções certificadas em Portugal

Perspetivas futuras da certificação E-fatura a nível da União Europeia

Atualmente, distintos estados-membros apresentam abordagens diferentes na certificação dos softwares fiscais e de contabilidade. Contudo, a partir de 1 de janeiro de 2025, através da Diretiva UE n.º 2024/74, a Comissão Europeia adota normas unificadas no que respeita aos requisitos técnicos básicos para softwares fiscais eletrónicos, os quais terão de ser cumpridos por todos os estados-membros até dezembro de 2027. Esta diretiva incentiva Portugal e outros países da UE a adaptar as legislações existentes à certificação harmonizada da UE.

Segundo a Comissão Europeia (fonte: europa.eu, consultado em fevereiro 2025), o objetivo desta harmonização é combater a fraude fiscal e garantir maior transparência operacional no mercado comunitário, reduzindo as discrepâncias entre várias jurisdições.

Recomendações práticas para empresas em Portugal

A seleção de softwares certificados E-fatura em Portugal requer uma ponderação cuidadosa e estratégica:

• Avalie rigorosamente as necessidades contabilísticas e fiscais específicas da sua empresa;
• Prefira fornecedores com reputação comprovada e avaliações positivas;
• Garanta um equilíbrio adequado entre preço, funcionalidades oferecidas e integração com sistemas já instalados na sua empresa.

Com estas práticas simples, pode garantir maior eficiência e segurança fiscal para o seu negócio.

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