Software de contabilidade e RGPD: Proteção de dados dos clientes

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) revolucionou a forma como as empresas em Portugal gerem e protegem informações pessoais e sensíveis dos seus clientes. Para as empresas que operam no setor de contabilidade, assegurar o cumprimento destas normas é não só uma obrigação legal como também uma garantia crucial de confiança e integridade no relacionamento com os seus clientes.

Segundo a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), entre janeiro e dezembro de 2024, registaram-se mais de 700 notificações de violações de dados, demonstrando a necessidade premente de medidas robustas de segurança.

Compreensão dos requisitos do RGPD para software de contabilidade

Princípios fundamentais do RGPD

O RGPD, em vigor desde maio de 2018 e atualizado pela última vez em janeiro de 2025, estabelece princípios claros sobre como as organizações devem tratar dados pessoais. Segundo o artigo 5.º do RGPD (Regulamento UE 2016/679), a tratamento destes dados deve garantir:

• Transparência – indicação clara das finalidades do tratamento.
• Finalidade limitada – uso dos dados estritamente conforme os fins declarados.
• Integridade e confidencialidade – proteção adequada contra acessos não autorizados.

Respeitar estes princípios garante maior segurança e evita sanções significativas, que podem atingir até 20 milhões de euros, ou 4% do volume de negócios anual (artigo 83.º).

Impacto do RGPD na contabilidade empresarial

Para empresas de contabilidade, o RGPD influencia fortemente processos internos e os sistemas informáticos utilizados. A recolha, armazenamento e tratamento de dados pessoais como nomes, moradas, identificação fiscal e informação financeira têm de ser rigorosamente controlados. Além disso, a legislação exige recolha explícita do consentimento do cliente e políticas claras sobre a retenção e destruição de dados.

Escolha de software de contabilidade compatível com RGPD

Funcionalidades essenciais de conformidade no software

Um bom software de contabilidade  deve apresentar funcionalidades específicas que facilitem a conformidade com o RGPD:

• Registo de consentimentos e opções de anonimização.
• Auditorias de alterações e rastreabilidade detalhada.
• Protocolos avançados de segurança, incluindo controle de acessos limitado e autenticação multifatorial.

Comparação dos principais fornecedores de software

Melhores práticas para garantir a proteção dos dados dos clientes

Implementação de medidas técnicas e organizativas

Garantir a proteção eficiente exige implementação de tecnologias como a criptografia, essencial para garantir que, mesmo em caso de violação, os dados permaneçam protegidos. Paralelamente, a formação contínua interna é obrigatória segundo as diretrizes da CNPD, devendo cada colaborador estar sensibilizado para as suas responsabilidades sob o RGPD.

Monitorização contínua e resposta a incidentes

Garantir segurança contínua dos dados exige monitorização ativa 24/7. Em 2024, a empresa portuguesa Quidgest reduziu em 35% o número de incidentes de segurança adotando ferramentas avançadas de monitorização contínua (fonte: Relatório Quidgest, dezembro 2024).

A importância da documentação e da auditoria regular

Criação e manutenção de registos de tratamento de dados

O artigo 30.º do RGPD obriga à manutenção de registos detalhados das operações realizadas com dados pessoais. Esta documentação facilita auditorias periódicas e permite reagir eficazmente em caso de fiscalização pela CNPD.

Auditorias regulares de conformidade

Realizar auditorias regulares é uma prática recomendada pela CNPD. Em 2024, o Gabinete de Contabilidade & Gestão 'Cont@bil' evitou multas potenciais ao implementar auditorias semestrais que identificaram e resolveram precocemente vulnerabilidades técnicas e processuais.

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