Impressora, fotocopiadora ou multifunções: qual a melhor opção para o seu negócio?

Uma das principais questões enfrentadas pelas empresas portuguesas no momento da aquisição ou renovação dos seus equipamentos de impressão riguarda precisamente as diferenças existentes entre impressoras, fotocopiadoras e equipamentos multifunções. De acordo com um estudo da IDC Portugal publicado em janeiro de 2025, aproximadamente 58% das empresas nacionais utilizam equipamentos multifunções, enquanto 25% optam por impressoras simples e 17% preferem fotocopiadoras especializadas.

Perceber a diferença entre estes dispositivos é fundamental para escolher a solução mais adequada às necessidades específicas da sua empresa, reduzindo custos operacionais e aumentando a eficiência e produtividade das equipas.

Ao longo deste guia detalhado, iremos abordar claramente as diferenças técnicas, as vantagens e limitações de cada solução e como fazer uma escolha consciente e informada.

Impressora, fotocopiadora, multifunções: Compreenda as diferenças essenciais

No mercado atual, distinguir claramente uma impressora, uma fotocopiadora e uma multifunções pode parecer trivial, mas cada equipamento possui funcionalidades específicas que podem representar vantagens ou limitações significativas em função do perfil da empresa.

As empresas de pequeno porte, startups e freelancers tendem a beneficiar de soluções mais compactas como impressoras individuais ou equipamentos multifunções, cuja flexibilidade e baixo custo são fatores decisivos. Por outro lado, setores como educação, logística ou serviços administrativos com grande volume de documentos físicos podem preferir fotocopiadoras profissionais, com velocidade e durabilidade superiores. Muitas dessas empresas optam por planos de aluguer de fotocopiadora, que permitem acesso contínuo a tecnologia avançada sem grandes investimentos.

A tendência crescente, porém, é clara: equipamentos multifunções ganham destaque tanto pela sua funcionalidade como pelas poupanças geradas a longo prazo. Ao integrar impressão, cópia, digitalização e envio de documentos num só dispositivo, evitam-se múltiplos investimentos em equipamentos dedicados, além de facilitar a manutenção e gestão de consumíveis.

Impressora: solução dedicada e especializada

Uma impressora é um dispositivo pensado essencialmente para a impressão de documentos digitais em papel. Hoje no mercado existem tecnologias como impressoras de jato de tinta e impressoras laser. As impressoras a jato de tinta, por exemplo, utilizam pequenos cartuchos ou depósitos para pulverizar tinta líquida no papel. Já as impressoras a laser empregam toner em pó, permitindo impressões rápidas e de elevada qualidade especialmente para uso empresarial intensivo.

A principal vantagem de optar por uma impressora tradicional é a simplicidade do equipamento e a especialização na impressão. Contudo, a ausência de funcionalidades adicionais limita fortemente a flexibilidade destes dispositivos.

Fotocopiadora: ideal para grandes volumes de cópias

As fotocopiadoras – também conhecidas como copiadoras dedicadas – concentram-se exclusivamente em reproduzir documentos físicos em grande volume e com rapidez. São frequentemente escolhidas para escritórios ou centros de cópias que exigem alta produtividade, qualidade consistente e capacidade de cópias em grande escala.

No entanto, como estes equipamentos raramente permitem impressão direta a partir de dispositivos digitais, tornam-se progressivamente limitados num contexto empresarial atual cada vez mais digitalizado.

Equipamentos multifunções: a versatilidade ao serviço das empresas

O equipamento multifunções combina essencialmente as funcionalidades das impressoras e fotocopiadoras em apenas um dispositivo, acrescentando outras funcionalidades importantes como digitalizar documentos e enviar faxes. A AHP – Associação de Hotelaria de Portugal – reportou que muitos dos seus associados reduziram custos operacionais em cerca de 25% depois de adotarem equipamentos multifunções, graças à centralização e otimização de várias tarefas num só dispositivo.

Além disso, as multifuncionais permitem muitas vezes funcionalidades de ligação em rede ou sem fios (via Wifi), oferecendo uma digitalização simplificada e envio direto do documento digitalizado por email imediatamente após a operação. Essa versatilidade é particularmente valiosa para pequenas empresas ou escritórios com espaço físico limitado, onde a escolha de o que é impressora multifuncional passa também por considerar a eficácia operacional num único ponto de trabalho.

Para empresas em crescimento, o aluguer de impressoras multifunções é uma escolha estratégica, permitindo acesso contínuo a tecnologia moderna com manutenção e consumíveis incluídos. Com preços mensais a partir de 9,50€, conforme o modelo e funcionalidades, este serviço torna-se financeiramente vantajoso e flexível.

Vantagens e desvantagens das multifunções face às impressoras e fotocopiadoras tradicionais

Para escolher corretamente é fundamental conhecer os prós e contras das máquinas multifunções face às opções mais específicas:

• Multifunções: maior versatilidade, permite várias funções num só equipamento; mais económica em termos de espaço e gestão logística; ótima para pequenas e médias empresas. Os contratos de aluguer permitem testar diferentes modelos sem compromissos de longo prazo.
• Impressoras dedicadas: menos complexas e frequentemente mais robustas para uso intensivo e contínuo; limitações claras devido à falta de funções adicionais.
• Fotocopiadoras tradicionais: imbatíveis na rapidez e capacidade de cópias contínuas; limitação tecnológica e menor capacidade digital. O aluguer de fotocopiadoras profissionais é ideal para ciclos operacionais intensivos.

A legislação aplicável à utilização e gestão de equipamentos de impressão em empresas portuguesas

De acordo com o Decreto-Lei n.º 152-D/2017, atualizado a 1 de janeiro de 2025, relativo à gestão ambiental sustentável dos dispositivos eletrónicos nas empresas portuguesas, todas as empresas nacionais têm a obrigação de realizar o correto descarte e reciclagem dos cartuchos de tinta ou toner utilizadas nas impressoras e multifunções (fonte: Agência Portuguesa do Ambiente - APA).

As empresas deverão garantir uma recolha seletiva e eficaz destes produtos, evitando multas e potenciando práticas sustentáveis.

Comparativo de custos: comprar ou alugar?

A escolha entre aquisição direta e renting depende da utilização prevista e do perfil da empresa. Abaixo apresentamos uma tabela comparativa com valores médios de aquisição versus aluguer mensal.

O renting ou aluguer revela-se especialmente vantajoso para PMEs que necessitam de controlo de custos, assistência técnica incluída e flexibilidade contratual.

Casos de uso: que equipamento é ideal para cada empresa?

A escolha do equipamento ideal depende da atividade, volume de impressão e capacidade de gestão tecnológica de cada empresa. Veja a tabela com recomendações:

Recomendações finais para a escolha de equipamentos de impressão empresarial

A decisão entre uma impressora, fotocopiadora ou multifunções depende sobretudo da atividade, dimensão e necessidades específicas da sua empresa. Considerando as tendências e tecnologias disponíveis atualmente, equipamentos multifunções assumem-se como a solução ideal para a grande maioria das PMEs portuguesas, graças à sua versatilidade, economia de espaço e capacidade de adaptação às necessidades digitais modernas.

• Avalie previamente o volume mensal médio de impressões e cópias e a necessidade de digitalização frequente.
• Considere aspetos como conexão em rede e gestão remota para facilitar a manutenção e controlo dos equipamentos.
• Estude a possibilidade de contratos de renting com fornecedores que ofereçam assistência técnica, reposição de consumíveis e upgrade de equipamentos sem fidelizações longas.

A reter

Escolher entre uma impressora, uma fotocopiadora ou um equipamento multifunções exige compreender não apenas as funcionalidades de cada solução, mas também os custos e flexibilidade que os modelos de compra ou aluguer oferecem. As multifunções destacam-se como solução de eleição para a maioria das PMEs, graças à sua eficiência, facilidade de integração digital e excelente relação custo-benefício.

Para um investimento eficaz e ajustado ao perfil da sua empresa, compare diferentes modelos e explore as opções de aluguer profissional com serviços integrados. Solicite agora um orçamento gratuito e descubra as melhores soluções de impressão empresarial para o seu negócio.