Impressora, fotocopiadora ou multifunções: qual a melhor opção para o seu negócio?

Uma das principais questões enfrentadas pelas empresas portuguesas no momento da aquisição ou renovação dos seus equipamentos de impressão riguarda precisamente as diferenças existentes entre impressoras, fotocopiadoras e equipamentos multifunções. De acordo com um estudo da IDC Portugal publicado em janeiro de 2025, aproximadamente 58% das empresas nacionais utilizam equipamentos multifunções, enquanto 25% optam por impressoras simples e 17% preferem fotocopiadoras especializadas.

Perceber a diferença entre estes dispositivos é fundamental para escolher a solução mais adequada às necessidades específicas da sua empresa, reduzindo custos operacionais e aumentando a eficiência e produtividade das equipas.

Ao longo deste guia detalhado, iremos abordar claramente as diferenças técnicas, as vantagens e limitações de cada solução e como fazer uma escolha consciente e informada.

Impressora, fotocopiadora, multifunções: Compreenda as diferenças essenciais

No mercado atual, distinguir claramente uma impressora, uma fotocopiadora e uma multifunções pode parecer trivial, mas cada equipamento possui funcionalidades específicas que podem representar vantagens ou limitações significativas.

Impressora: solução dedicada e especializada

Uma impressora  é um dispositivo pensado essencialmente para a impressão de documentos digitais em papel. Hoje no mercado existem tecnologias como impressoras de jato de tinta e impressoras laser. As impressoras a jato de tinta, por exemplo, utilizam pequenos cartuchos ou depósitos para pulverizar tinta líquida no papel. Já as impressoras a laser empregam toner em pó, permitindo impressões rápidas e de elevada qualidade especialmente para uso empresarial intensivo.

A principal vantagem de optar por uma impressora tradicional é a simplicidade do equipamento e a especialização na impressão. Contudo, a ausência de funcionalidades adicionais limita fortemente a flexibilidade destes dispositivos.

Fotocopiadora: ideal para grandes volumes de cópias

As fotocopiadoras – também conhecidas como copiadoras dedicadas – concentram-se exclusivamente em reproduzir documentos físicos em grande volume e com rapidez. São frequentemente escolhidas para escritórios ou centros de cópias que exigem alta produtividade, qualidade consistente e capacidade de cópias em grande escala.

No entanto, como estes equipamentos raramente permitem impressão direta a partir de dispositivos digitais, tornam-se progressivamente limitados num contexto empresarial atual cada vez mais digitalizado.

Equipamentos multifunções: a versatilidade ao serviço das empresas

O equipamento multifunções combina essencialmente as funcionalidades das impressoras e fotocopiadoras em apenas um dispositivo, acrescentando outras funcionalidades importantes como digitalizar documentos e enviar faxes. A AHP – Associação de Hotelaria de Portugal – reportou que muitos dos seus associados reduziram custos operacionais em cerca de 25% depois de adotarem equipamentos multifunções, graças à centralização e otimização de várias tarefas num só dispositivo.

Além disso, as multifuncionais permitem muitas vezes funcionalidades de ligação em rede ou sem fios (via Wifi), oferecendo uma digitalização simplificada e envio direto do documento digitalizado por email imediatamente após a operação.

Vantagens e desvantagens das multifunções face às impressoras e fotocopiadoras tradicionais

Para escolher corretamente é fundamental conhecer os prós e contras das máquinas multifunções face às opções mais específicas:

• Multifunções: maior versatilidade, permite várias funções num só equipamento; mais económica em termos de espaço e gestão logística; ótima para pequenas e médias empresas.
• Impressoras dedicadas: menos complexas e frequentemente mais robustas para uso intensivo e contínuo; limitações claras devido à falta de funções adicionais.
• Fotocopiadoras tradicionais: imbatíveis na rapidez e capacidade de cópias contínuas; limitação tecnológica e menor capacidade digital.

A legislação aplicável à utilização e gestão de equipamentos de impressão em empresas portuguesas

De acordo com o Decreto-Lei n.º 152-D/2017, atualizado a 1 de janeiro de 2025, relativo à gestão ambiental sustentável dos dispositivos eletrónicos nas empresas portuguesas, todas as empresas nacionais têm a obrigação de realizar o correto descarte e reciclagem dos cartuchos de tinta ou toner utilizadas nas impressoras e multifunções (fonte: Agência Portuguesa do Ambiente - APA).

As empresas deverão garantir uma recolha seletiva e eficaz destes produtos, evitando multas e potenciando práticas sustentáveis.

Custos médios e exemplos de equipamentos disponíveis em Portugal

Em março de 2025, o preço médio de uma impressora multifuncional jato de tinta para pequena empresa situa-se entre os 100€ e 400€, enquanto impressoras multifuncionais laser profissionais variam entre os 250€ e os 1.000€ dependendo da resolução, funcionalidades adicionais e capacidades de produção (Fontes: Staples Portugal e Worten Empresas).

Modelos populares incluem:

• HP OfficeJet Pro 9010: multifunções jato de tinta com preço aproximado de 229€.
• Brother MFC-L3770CDW: multifunções laser, disponível por aproximadamente 499€.

Recomendações finais para a escolha de equipamentos de impressão empresarial

A decisão entre uma impressora, fotocopiadora ou multifunções depende sobretudo da atividade, dimensão e necessidades específicas da sua empresa. Considerando as tendências e tecnologias disponíveis atualmente, equipamentos multifunções assumem-se como a solução ideal para a grande maioria das PMEs portuguesas, graças à sua versatilidade, economia de espaço e capacidade de adaptação às necessidades digitais modernas.

• Avalie previamente o volume mensal médio de impressões e cópias e a necessidade de digitalização frequente.
• Considere aspetos como conexão em rede e gestão remota para facilitar a manutenção e controlo dos equipamentos.

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