Impressora, fotocopiadora, multifunções: melhor equipamento

O que deve reter

• Os equipamentos de impressão para empresas incluem impressoras, fotocopiadoras e multifunções, cada um com funcionalidades distintas e aplicações específicas.
• Multifunções são os mais utilizados pelas PMEs, devido à sua versatilidade, economia e integração digital.
• O aluguer de impressoras e fotocopiadoras empresariais permite acesso a tecnologia atualizada sem investimento inicial elevado.
• Critérios como volume de impressão, conectividade e funcionalidades adicionais devem orientar a escolha do equipamento.
• O  mercado global de impressão empresarial deverá atingir 67,88 mil milhões de dólares até 2029, impulsionado por soluções digitais e sustentáveis.
• Comparar marcas como Canon, Xerox e Epson permite identificar o melhor custo-benefício para cada perfil empresarial.

Equipamentos de impressão para empresas: funções e impacto na produtividade

Os equipamentos de impressão para empresas são componentes essenciais na gestão documental e na eficiência operacional. A escolha entre impressoras, fotocopiadoras e multifunções deve ser orientada pelas necessidades específicas de cada organização, considerando fatores como volume de impressão, espaço físico, orçamento disponível e integração com sistemas digitais.

Segundo dados da Mordor Intelligence, o mercado global de impressoras empresariais deverá crescer a um ritmo anual composto (CAGR) entre 2,9% e 4,55% até 2029. Este crescimento é impulsionado pela digitalização, pelo trabalho híbrido e pela procura por soluções sustentáveis e conectadas.

Em Portugal, a tendência acompanha o panorama internacional. As pequenas e médias empresas (PMEs) têm adotado cada vez mais equipamentos multifuncionais, que combinam impressão, cópia e digitalização num único dispositivo, otimizando recursos e espaço.

Tipos de equipamentos de impressão para empresas

Impressoras: especialização e eficiência

As impressoras empresariais são indicadas para ambientes com necessidades específicas de impressão. Estão disponíveis em versões a jato de tinta e laser, sendo estas últimas mais comuns em contextos corporativos devido à sua velocidade e qualidade.

As impressoras a jato de tinta são adequadas para pequenos volumes e impressão colorida ocasional. Já as impressoras laser são recomendadas para grandes volumes e documentos em preto e branco, com menor custo por página.

Apesar do baixo custo inicial, as impressoras simples não oferecem funcionalidades como digitalização ou cópia, o que pode limitar a sua utilidade em ambientes empresariais mais exigentes.

Fotocopiadoras: robustez e alto rendimento

As fotocopiadoras são projetadas para reproduzir documentos físicos em grande escala. São comuns em centros de cópias, instituições de ensino e departamentos administrativos com elevada carga documental.

Estes equipamentos destacam-se pela sua durabilidade, velocidade de cópia e capacidade para grandes volumes diários. No entanto, apresentam limitações em termos de conectividade e integração com sistemas digitais, o que pode ser um entrave em ambientes empresariais modernos.

Multifunções: centralização e economia

Os equipamentos multifunções integram impressão, cópia, digitalização e, em alguns casos, envio de faxes. Esta centralização de tarefas permite reduzir custos operacionais, otimizar o espaço físico e melhorar a gestão documental.

São ideais para PMEs e escritórios com espaço limitado, oferecendo conectividade via rede, Wi-Fi e integração com serviços de cloud. Além disso, permitem a gestão remota e a configuração de perfis de utilizador, aumentando a segurança e a eficiência.

De acordo com a Fortune Business Insights, o mercado de impressoras multifuncionais deverá atingir 20,7 mil milhões de dólares até 2025, refletindo a crescente procura por soluções compactas e eficientes.

Como escolher equipamentos de impressão para empresas

A seleção do equipamento adequado deve considerar critérios técnicos e operacionais. Abaixo, destacam-se os principais fatores a analisar:

• Volume mensal de impressão e cópia.
• Necessidade de digitalização e envio de documentos.
• Espaço físico disponível no escritório.
• Conectividade (USB, rede, Wi-Fi, cloud).
• Orçamento disponível e modelo de aquisição (compra ou aluguer).

Empresas com elevada rotatividade documental devem priorizar equipamentos com funcionalidades como digitalização em lote, gestão de filas de impressão e integração com sistemas de gestão documental. A compatibilidade com diferentes sistemas operativos e a possibilidade de configurar perfis de utilizador são também aspetos relevantes.

Comparativo de marcas: Canon, Xerox, Epson e outras

O mercado de equipamentos de impressão para empresas é dominado por fabricantes como Canon, Xerox, Epson, Brother, HP e Ricoh. Cada marca oferece soluções adaptadas a diferentes perfis empresariais.

A escolha da marca deve considerar não apenas o preço, mas também a assistência técnica, a disponibilidade de consumíveis e a compatibilidade com os sistemas existentes.

Compra ou aluguer de equipamentos de impressão empresariais

O modelo de aquisição influencia diretamente os custos operacionais e a flexibilidade da empresa.  O aluguer de fotocopiadora ou multifunções tem ganho popularidade entre as PMEs, permitindo acesso a tecnologia atualizada sem investimento inicial elevado.

O renting é especialmente vantajoso para empresas que valorizam assistência técnica, reposição de consumíveis e possibilidade de upgrade sem fidelizações longas. Fornecedores como Xerox, Canon e Epson oferecem contratos de aluguer com serviços integrados em Portugal.

Casos de uso: que equipamento para cada tipo de empresa?

A escolha do equipamento ideal depende do setor de atividade, volume de documentos e capacidade de gestão tecnológica. A tabela seguinte apresenta recomendações práticas:

Legislação e sustentabilidade na impressão empresarial

O Decreto-Lei n.º 152-D/2017, atualizado em 2025, obriga as empresas portuguesas à recolha seletiva e reciclagem de consumíveis como cartuchos de tinta e toners. Esta medida visa promover a sustentabilidade e evitar penalizações legais.

Além disso, a adoção de equipamentos com certificações energéticas e funcionalidades de poupança de papel, como impressão frente e verso automática, contribui para uma gestão ambientalmente responsável.

Perguntas frequentes (FAQ)

• Quais são os melhores equipamentos de impressão para pequenas empresas?

Multifunções compactos são ideais para pequenas empresas. Combinam impressão, cópia e digitalização num único dispositivo, economizando espaço e reduzindo custos. Modelos com conectividade Wi-Fi e digitalização para email são especialmente úteis.

• Por que optar pelo aluguer em vez da compra?

O aluguer permite acesso a tecnologia atualizada sem investimento inicial. Inclui assistência técnica, reposição de consumíveis e possibilidade de upgrade. É uma opção estratégica para empresas que valorizam flexibilidade e controlo de custos.

• Como os equipamentos multifunções aumentam a eficiência empresarial?

Centralizam tarefas como impressão, cópia e digitalização, reduzindo o tempo gasto em processos manuais. A conectividade em rede permite acesso simultâneo por vários utilizadores, otimizando o fluxo de trabalho.

• Existem alternativas digitais aos equipamentos físicos?

Sim. Aplicações de gestão documental, assinaturas eletrónicas e plataformas de cloud printing complementam os equipamentos físicos. Permitem digitalizar, armazenar e partilhar documentos, aumentando a mobilidade e reduzindo o consumo de papel.

• Quais funcionalidades são indispensáveis num equipamento de impressão moderno?

Impressão frente e verso automática, digitalização em lote, conectividade Wi-Fi, integração com serviços de cloud e gestão remota são essenciais. A compatibilidade com diferentes sistemas operativos e funcionalidades de poupança de energia também devem ser consideradas.