Aluguer de impressoras: a solução prática para a sua empresa

O que deve reter

• O aluguer de impressoras reduz custos operacionais iniciais.
• Contratos flexíveis ajudam empresas de diferentes tamanhos.
• Inclui manutenção e suporte técnico.
• Permite acesso a tecnologias mais recentes.

O aluguer de impressoras empresariais é uma solução eficiente para empresas que procuram reduzir custos, ganhar flexibilidade e manter-se atualizadas tecnologicamente. Oferecendo contratos ajustáveis e suporte técnico incluído, este modelo torna-se apelativo para negócios de diferentes dimensões.

Por que escolher o aluguer sobre a compra?

A principal vantagem do aluguer  de impressoras empresariais está na sua capacidade de reduzir custos. Em vez de realizar um investimento inicial considerável, as empresas podem alocar fundos para outras áreas essenciais do negócio. Além disso, contratos de aluguer frequentemente englobam manutenção e suporte técnico, garantindo tranquilidade e previsibilidade financeira.

A flexibilidade é outro ponto forte. À medida que as necessidades de uma empresa evoluem, seja para expandir ou restringir operações, o aluguer permite ajustar o número de equipamentos de forma ágil e eficiente.

Planos de aluguer disponíveis

Aluguer operacional

No aluguer operacional, as empresas utilizam o equipamento por determinado período, tendo manutenção e atualizações sempre garantidas. Este tipo de contrato é ideal para quem deseja eliminar preocupações com a depreciação.

Aluguer financeiro

Para empresas que planeiam adquirir o equipamento no final do contrato, o aluguer financeiro oferece a possibilidade de adquirir o ativo por um valor residual previamente acordado, enquanto aproveitam benefícios fiscais ao longo do contrato.

Benefícios adicionais e serviços de valor acrescentado

Além da redução de custos e flexibilidade, os contratos de aluguer de impressoras podem oferecer um leque de serviços e benefícios que agregam valor significativo à sua operação:

• Gestão de consumíveis proativa: Muitos fornecedores monitorizam remotamente os níveis de tinta ou toner e enviam automaticamente novos consumíveis antes que furem. Isso elimina a preocupação com a falta de material e otimiza a gestão de stocks.

• Software de gestão de impressão: A inclusão de software especializado pode permitir o controlo de custos por utilizador ou departamento, a autenticação segura para impressão (Follow Me Print), e a automação de fluxos de trabalho documentais, aumentando a eficiência e a segurança.

• Suporte técnico dedicado e rápido: Em caso de avaria, a intervenção de técnicos especializados é rápida e inclusa no contrato, minimizando o tempo de inatividade da impressora e, consequentemente, o impacto na produtividade da sua empresa.

• Relatórios detalhados de utilização: Alguns contratos oferecem relatórios periódicos sobre o volume de impressão, custos associados e padrões de uso. Estes dados são cruciais para a otimização contínua e para identificar áreas de poupança.

• Formação e acompanhamento: O fornecedor pode disponibilizar formação para os seus colaboradores sobre a utilização eficiente dos equipamentos e das funcionalidades avançadas, garantindo que a sua empresa tira o máximo partido da tecnologia.

Critérios de escolha e personalização da solução

Escolher o plano de aluguer ideal vai além do preço mensal. É fundamental realizar uma análise aprofundada das suas necessidades e considerar os seguintes critérios para personalizar a solução à medida da sua empresa:

• Volume de impressão mensal: Estime o número de páginas a imprimir (a cores e a preto e branco) e a digitalizar. Isto ajudará a dimensionar corretamente a capacidade da impressora e a negociar um plano de clicks que se ajuste à sua realidade.

• Funcionalidades específicas necessárias: A sua empresa precisa de impressão A3? Digitalização frente e verso automática (DADF)? Funções de acabamento como agrafagem ou perfuração? Conectividade Wi-Fi Direct ou NFC? Liste as funcionalidades indispensáveis para o seu fluxo de trabalho.

• Nível de segurança requerido: Se a sua empresa lida com dados sensíveis, procure impressoras com funcionalidades avançadas de segurança de dados, encriptação e autenticação de utilizadores.

• Prazo do contrato e cláusulas de saída: Avalie a flexibilidade do contrato em termos de duração, possibilidade de atualização ou rescisão antecipada, e as condições para renegociação à medida que as suas necessidades evoluem.

• Reputação e suporte do fornecedor: Investigue a reputação do prestador de serviços. A qualidade do suporte técnico, a rapidez de intervenção e a disponibilidade de peças sobressalentes são cruciais para a continuidade das suas operações.

• Avaliação do TCO (Total Cost of Ownership): Além do aluguer mensal, considere o custo total de propriedade, incluindo consumíveis que possam não estar incluídos, custos de energia e a potencial poupança de tempo dos seus colaboradores.

Impacto na sustentabilidade e responsabilidade social vorporativa (RSC)

A escolha de um modelo de aluguer pode alinhar-se com os objetivos de sustentabilidade da sua empresa e reforçar a sua Responsabilidade Social Corporativa:

• Redução do desperdício eletrónico: Ao alugar, a responsabilidade da reciclagem e gestão do fim de vida dos equipamentos recai sobre o fornecedor, que geralmente segue protocolos ambientais rigorosos. Isso minimiza o seu contributo para o lixo eletrónico.

• Equipamentos mais eficientes: Os contratos de aluguer incentivam a atualização tecnológica regular. As impressoras mais recentes são frequentemente mais eficientes em termos energéticos e de consumíveis, contribuindo para uma redução da pegada de carbono da sua empresa.

• Gestão sustentável de consumíveis: Muitos programas de aluguer incluem a recolha e reciclagem de tinteiros e toners vazios, promovendo uma economia circular e reduzindo o impacto ambiental dos seus consumíveis.

• Certificações ambientais: Opte por fornecedores e equipamentos que possuam certificações ambientais reconhecidas (como Energy Star, Blue Angel, etc.), demonstrando o compromisso da sua empresa com práticas sustentáveis.

Ao considerar estes aspetos, o aluguer de impressoras transcende a simples gestão de custos, tornando-se uma ferramenta estratégica para a eficiência operacional, a segurança e a responsabilidade ambiental da sua empresa.

Perguntas frequentes (FAQ)

• Qual o preço médio de um aluguer?

O custo varia entre 9,50€ a 25€/mês, dependendo do modelo e funcionalidades.

• O que está incluído nos contratos?

Geralmente, incluem manutenção, suporte técnico e reposição de consumíveis básicos.

• É possível mudar de modelo durante o contrato?

Sim, em muitos casos, as empresas oferecem a opção de atualização ao longo do tempo.

• Quais são os principais benefícios fiscais?

Mensalidades podem ser deduzidas como despesas operacionais e permitem recuperar o IVA.

• Para que tipo de empresa o aluguer é mais indicado?

Empresas de pequeno a grande porte que buscam flexibilidade e preferem evitar altos investimentos iniciais.