Geolocalização de veículos de empesa: questões essenciais

Hoje em dia, a geolocalização de veículos empresariais democratizou-se extensamente e já não constitui um privilégio das grandes sociedades de transporte rodoviário ou dos táxis. Mais acessíveis, mais inteligentes, as tecnologias de geolocalização dos veículos de empresa adaptaram-se a inúmeras problemáticas práticas. Os benefícios em termos de segurança, de controlo, de satisfação do cliente e geralmente, para otimização da gestão de frotas de veículos de empresa tornam esses equipamentos particularmente atraentes. Contudo, significa isso que se tem que dar o passo definitivo? O que se tem que saber antes de se equipar com sistemas de geolocalização empresariais? Concretamente, quais são as vantagens práticas desses dispositivos? Qual é o enquadramento legal que rege a utilização? Quais são as questões adequadas a colocar com vista a obter orçamentos para geolocalização  realmente úteis e como decifrar os números desses orçamentos?

A geolocalização dos veículos empresariais: um potencial extraordinário, estritamente regulamentado

A geolocalização dos veículos de empresa em tempo real oferece várias vantagens, nomeadamente para a otimização de toda a gestão de frota. Deve ser explorado o potencial desse tipo de ferramenta em conformidade com um quadro legal estrito.

A geolocalização dos veículos de empresa em tempo real enquanto ferramenta de otimização de gestão de frotas

A geolocalização em tempo real - ou quase real - confere várias vantagens à gestão de frotas empresariais.
De facto, permite:

• Localizar a qualquer momento, o veículo mais próximo do armazém e/ou do local de entrega, com vista a organizar transportes em fluxos agilizados (“just-in-time”);
• No âmbito de sociedade de táxis, localizar o veículo mais próximo do cliente a transportar com vista a minimizar a sua espera;
• Verificar a disponibilidade dos motoristas e o respetivo tempo de trabalho;
• Caso o veículo esteja equipado de módulos que ligam o dispositivo de rastreamento GPS às partes mecânicas críticas do veículo ligeiro ou pesado, dispor em tempo real de medidas que garantem a segurança desse veículo, como a pressão dos pneus, a temperatura do óleo ou do motor, a brutalidade das acelerações ou das travagens;
• Em particular se um módulo está ligado ao depósito de combustível, avaliar o consumo;
• Através dos dados fornecidos pelos dispositivos de rastreabilidade e desses módulos, implementar avisos destinados ao condutor, ou ao supervisor ou ainda a ambos, emitidos caso um valor, determinado com antecedência, seja ultrapassado, ou até desligar à distância;
• Sempre através desses dados, formar os condutores em eco-condução;
• Poupar tempo nos trajetos e dinheiro no consumo de combustível;
• Melhorar a produtividade dos motoristas.

Limites legais muito estritos para enquadrar a geolocalização nas empresas

Essas possibilidades estão, no entanto, estritamente enquadradas pela lei.
São proibidos vários tipos de utilização, tais como:

• Os que visam verificar o cumprimento dos limites de velocidade;
• Os que visam estabelecer um controlo permanente das atividades de um colaborador;
• Os que visam seguir as deslocações dos representantes do pessoal, quando se trata de deslocações associadas ao exercício do respetivo mandato;
• Os que visam localizar os colaboradores ou empregados  fora do respetivo horário de trabalho;
• Os que visam verificar o tempo de trabalho de um colaborador, quando outro dispositivo terá sido instalado.

Além disso, os empregados que organizam livremente o respetivo tempo de trabalho, como os representantes de venda, não podem ser submetidos ao controlo de um dispositivo de geolocalização.

São também enquadrados, o armazenamento e o acesso aos dados registados pelos sistemas.

De facto, para a CNIL, a geolocalização constitui um dispositivo de recolha de dados pessoais.

Assim sendo, a empresa que utiliza esses sistemas deverá garantir que:

• O acesso aos dados seja reduzido ao pessoal habilitado do empregador ou do ordenante (sem o nome do motorista para esses últimos);
• O acesso aos registos seja possível para cada motorista afetado, através de um acesso seguro;
• Um registo de todos os acessos aos dados seja conservado pelo empregador;
• O empregado afetado seja informado da identidade do responsável pelo tratamento, do objetivo da recolha de dados, do respetivo  direito de oposição à instalação do dispositivo, dos respetivos  direitos de acesso e de reclamação;
• Os dados não serão conservados mais de dois meses, um ano ou cinco anos conforme o objetivo pretendido.

Contudo, já não é necessário declarar à CNIL esses sistemas e ficheiros, mas é preciso registá-los como atividades de tratamento da empresa.

Como otimizar os seus pedidos de orçamento para a geolocalização de veículos?

Os vários fornecedores de sistemas de geolocalização de veículos de empresa que propõem ofertas muito diferentes, com perímetro funcional variável, e ao utilizar, além disso, as bases de um preçário muito variável, é necessários saber que questões colocar nos pedidos de orçamento.

Também é necessário compreender as estruturas dos custos possíveis associados a essas ofertas para entender os orçamentos recebidos.

Colocar as perguntas certas para obter os orçamentos úteis

Dada a grande diversidade de ofertas no mercado, um responsável que deseja equipar a sua frota de sistemas de geolocalização de veículos de empresa terá todo o interesse em pedir muitos orçamentos a fornecedores especializados para ter a certeza de encontrar o dispositivo que corresponde melhor às suas necessidades.

Várias questões permitem pormenorizar essas necessidades, nomeadamente no que diz respeito:

• Ao tamanho da frota de veículos;
• Ao tipo de veículos dessa frota;
• À distância média e à natureza das deslocações;
• Em particular, caso sejam deslocações além das fronteiras nacionais;
• À natureza da atividade;
• À regularidade das relações de posicionamento exigida– em tempos quase reais ou em intervalos regulares;
• À autonomia dos dispositivos de rastreabilidade exigida;
• Aos tipos de benefícios esperados, em prioridade, dos sistemas de geolocalização, entre melhoria da segurança, do controlo, da gestão de frota, da poupança de combustível, etc.;
• Ao orçamento disponível para a geolocalização de veículos de empresa, mas também à rentabilidade esperada do investimento.

Serviços online tais como o da Companeo permitem obter esses orçamentos para sistemas de geolocalização de veículos de empresa  e comparar facilmente as ofertas propostas pelos melhores fornecedores especializados no mercado.

Compreender as modalidades de preço e os encargos da geolocalização para profissionais

A questão do orçamento disponível é naturalmente essencial; contudo, é preciso saber que o preço dos sistemas de geolocalização não se reduz ao único preço do dispositivo de rastreabilidade GPS para profissionais a instalar no veículo a localizar.

Tendo em conta que são soluções que reúnem material, software e serviços, os sistemas de geolocalização podem ser mais ou menos completos e o respetivo preço poderá incorporar várias formas.

Em primeiro lugar, os elementos que compõem um sistema completo incluem:

• Um dispositivo de rastreabilidade GPS por veículo a localizar na frota;
• Um ou vários módulos de equipamento adicionais a acrescentar a esses dispositivos de rastreabilidade para ligar ao motor e a vários pontos de controlo do veículo com vista a recolher em tempo real os valores chave relativos ao estado desse veículo;
• Uma solução de software com vista a explorar os dados em tempo real comunicados por esses dispositivos de rastreabilidade e balizas e produzir relatórios a utilizar pelo supervisor;
• Serviços de telecomunicações para transmitir dados entre os dispositivos de rastreabilidade GPS do veículo e o centro de controlo do supervisor de frota.

Em segundo lugar, os fornecedores de sistemas de geolocalização de veículos de empresa podem optar por faturar esses diferentes elementos com várias bases diferentes, que podem ser reunidas numa única proposta:

• Uma subscrição mensal para o conjunto da solução, com todos os encargos incluídos;
• Uma subscrição para a solução de software e uma  subscrição distinta para as transmissões de dados, um pouco como um pacote de telecomunicação móvel - podem ser propostos vários “pacotes” com opções diferentes por um único fornecedor;
• Encargos específicos por transmissão de dados;
• Um sistema de comissão.

Em terceiro lugar, a gestão contabilística específica do material, isto é, os dispositivos de rastreabilidade GPS que podem representar um encargo importante, coloca a questão da modalidade de aquisição.

São geralmente propostas duas possibilidades, cada uma com os respetivos inconvenientes e vantagens:

• A compra pura e simples do equipamento;
• O aluguer do equipamento: é então de esperar uma subscrição completa, que inclui todos os encargos associados ao equipamento, ao software e aos serviços de telecomunicações.